Sistema de 43 carpetas

Hace tiempo que no escribo sobre “productividad personal” ni “gestión del tiempo”, lamentablemente no tengo demasiado tiempo libre para hacerlo; algo no debe de estar funcionando en mi sistema, o más bien como siempre tengo 50 frentes abiertos de forma simultánea que se traduce en 50 cosas a medio hacer…

Hoy me he decidido a tratar el tema del sistema de las 43 carpetas. Después de ver ayer el fantástico keynote de emilcar y su explicación de este método me doy cuenta de que a veces no queda suficientemente claro su funcionamiento, así que voy a intentar explicarlo de una forma sencilla, si es que soy capaz.

Este sistema de 43 carpetas fué propuesto por David Allen dentro de su metodología GTD.

¿En que consiste el sistema de 43 carpetas?

Pues en algo tan sencillo como utilizar 43 carpetas colgantes en un archivador para organizar nuestras tareas. De estas 43 carpetas utilizaremos 12 para nombrarlas de Enero a Diciembre y 31 para numerarlas del 1 al 31 para los días del mes.

¿Cómo funciona el sistema de las 43 carpetas?

Aquí es donde viene lo importante y lo que es básico entender. Ya sabemos que David Allen propone “sacar todo de la cabeza” y anotarlo. Con este sistema lo que haremos será clasificar esas notas, papeles etc, que hayamos recopilado como si de una agenda de grandes dimensiones se tratara.

Para ello lo que debemos hacer es colocar cada cosa en la fecha que le corresponda. Las 31 carpetas corresponden a los días del mes en curso, y estarán en primer lugar en nuestro cajón, según vayan pasando los días pasaremos esas carpetas vacias a la cola detrás del último mes. Lo mismo haremos con los meses.

Ejemplo: estamos a primera hora del 20 de Marzo, en nuestro sistema tendríamos en primer lugar el día 20 (el actual) a continuación todas las carpetas hasta el día 31, a continuación el mes de Abril, a continuación los días que ya han ido pasando del mes de Marzo (carpetas del 1 al 19) y finalmente los siguientes meses de Mayo a Marzo.

¿Por qué lo organizamos de esta forma? Ahora con la explicación de como llevar su utilización a la práctica lo comprenderéis de forma clara, o eso espero.

El sistema funciona de la siguiente manera, en el día en curso, en nuestro ejemplo 20 de Marzo, yo saco la carpeta del día en curso, la del día 20 y miro lo que hay dentro, esas son mis tareas programadas para ese día. Vacio la carpeta y realizo esas tareas programadas, si las termino quedan fuera del sistema, si esa tarea forma parte de un proyecto que tiene una próxima tarea la defino y la archivo en el sistema en su sitio correspondiente.

Pero, ¿cual es su sitio correspondiente?. En este sistema lo que hacemos es lo siguiente: para cualquier tarea del mes en curso (carpetas del 1 al 31) lo archivamos en el día correspondiente en el que queramos hacer esa tarea. Por ejemplo “llamar al proveedor de material de oficina” el 25 de Marzo, pues papel recordatorio y a nuestra carpeta marcada con el 25.

Pero ¿ y que pasa si no es para realizar en el mes en curso? En este caso lo que debemos hacer es archivarlo en el MES correspondiente en el que queramos hacerlo. Pero ¡mucha atención! en todas nuestras anotaciones deberemos apuntar la FECHA en la que queramos hacerlo. Lo haremos así por que en su momento vamos a necesitar esa fecha anotada. Os aconsejo que procureis anotar siempre en el mismo sitio la fecha, por ejemplo esquina superior derecha de cualquier documento, de esa forma os resultará más sencillo encontrarlo.

Siguiendo con nuestra línea de ejemplo, estando en fecha 20 de Marzo, van surgiendo cosas para meses posteriores, “reunión con proveedores” para Junio, “realizar pedido material” para Abril, “organizar comida empresa” para Noviembre… cualquier cosa que os vaya surgiendo.  Lo que haremos será archivar tal cual esas anotaciones en las carpetas de los meses correspondientes sin tener en cuenta la fecha en la que debemos hacerlo, simplemente el mes.

Así van pasando los días (y las carpetas) hasta que llegamos al último día del mes. En nuestro ejemplo el 31 de Marzo. ¿Qué debemos hacer llegados a este punto? pues muy sencillo, procesamos nuestra carpeta del día 31 y la ponemos a la cola, ya tenemos listos nuestros próximos 31 días. El siguiente paso será sacar la carpeta del mes de Abril y vaciarla y ponerla al final de la cola de los meses, de este modo nuestra primera carpeta vuelve a ser la del día 1. Con todas las anotaciones metidas en la carpeta de Abril lo que debemos hacer es colocarlas simplemente en la carpeta correspondiente al día en el que queremos hacer esa tarea, fecha que como dije ya habremos anotado en su día para facilitarnos la tarea. ¡¡Ya os dije que era importante ponerla!!

Y de nuevo vuelta a la rutina, día en curso vaciado de carpeta y a la cola, así hasta terminar el mes, y procesar la carpeta del mes siguiente que se pone a la cola de nuevo…

Aquí os dejo un ejemplo gráfico a ver si veis el sistema más claro. En el ejemplo la fecha actual es el 5 de Octubre.

Resumiendo se trata de un sistema para el que lo principal que necesitaremos será espacio físico y unas carpetas colgantes. Es muy importante que la revisión del sistema sea diario si no perderá toda su utilidad.

Todo este sistema no deja de ser como una agenda de toda la vida, con la única diferencia de su capacidad física. Si queremos revisar una revista o documento un día o mes concreto la meteremos tal cual en la carpeta, y eso difícilmente lo podremos hacer con una agenda tradicional.

Por contra, el utilizar este sistema nos ata a un lugar físico donde deberemos hacer la revisión y no nos permite llevarlo de un lado para otro por razones obvias.

Lo que sí podemos hacer ahora con las nuevas tecnologías es llevar a la práctica el sistema de las 43 carpetas pero de forma informatizada, mucho más portatil, aunque se verá limitada para algunas cosas.

Espero haber dejado suficientemente claro el sistema, si se os plantea cualquier tipo de duda sólo tenéis que consultarlo.

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