La planificación natural de proyectos

Hoy me gustaría comentar en que consiste la planificación natural de proyectos. Básicamente consiste en aplicar cinco fases:

1.Propósitos y Principios

El propósito nos das las respuestas al ¿por qué? Con los propósitos logramos:

Definir el éxito, sin él no podremos saber si lo hemos logrado o no.
Genera criterios para la toma de decisiones. Dependiendo del propósito actuaremos de distinta forma.
Distribuye los recursos.
Motiva. Sin un propósito definido es difícil encontrar una motivación para realizar el proyecto.
Aclara el enfoque.
Hace aumentar las opciones y el pensamiento creativo.

Los principios nos ayudan a definir los parámetros de la acción y los criterios para la óptima realización de la tarea. Son nuestros valores y nuestros estándares.

A la hora de planificar una convención por ejemplo definiremos nuestros propósitos y principios que podrían ser: traer como ponentes a los mejores especialistas en la materia, atraer al menos a 200 personas al evento, nuestra motivación podría ser que la gente se fuera contenta después de la convención y que pensaran que fue algo útil….

2. Resultados
Es importante que visualicemos el resultado que queremos obtener, debemos crear una imagen clara de lo que queremos y concentrarnos en ella. Un corredor tiene claro en su mente que su objetivo es llegar a la meta para finalizar su cometido, con nuestro proyecto ocurre algo parecido, debemos ver cual es la meta que queremos alcanzar.

¿Cuál es nuestro objetivo con este proyecto? Si habláramos por ejemplo de una reducción en los costes de una empresa tendríamos que ser capaces de ver el resultado que queremos obtener, por ejemplo, una rebaja del 2% en gastos en consumibles de oficina durante el año en curso. Los resultados al igual que los propósitos nos sirven de faro, de guía para llegar a buen puerto en nuestro proyecto, en caso contrario estaríamos a la deriva sin rumbo fijo. Hay q visualizar el resultado para encaminarnos hacia él.

3. Lluvia de ideas

Lo mejor para definir esta fase es utilizar una cita de Linus Pauling “La mejor manera de tener una buena idea es tener muchas ideas”. Pero ¿cómo organizar estas ideas? En esta fase entra en juego la técnica de los Mapas Mentales, que consiste básicamente en colocar la idea principal en el centro y poco a poco ir desarrollando el resto de las ideas alrededor de ella. Es importante que capturemos y visualicemos las ideas que van surgiendo por que nos llevarán a tener nuevas ideas.

En esta fase es muy importante que no juzguemos ni evaluemos las ideas, y mucho menos criticarlas, ya habrá tiempo para eso más adelante. Lo importante es que haya cantidad de ideas más que “buenas” ideas, no hay que descartar nada. El análisis y la organización es tema de la siguiente fase.

Un ejemplo de éxito de esta fase fueron los guionistas de la serie “Friends” con sus sesiones de “tormentas de ideas” donde cualquier idea para el guión por muy absurda que pareciera estaba permitida. El resultado: 10 años de guiones de una serie de gran éxito.

4. Organizar

En esta fase es cuando debemos organizar las ideas, darles una secuencia, ver que es lo más importante para asegurarnos del éxito de un proyecto.

En esta fase y dependiendo de la complejidad de nuestro proyecto podremos necesitar del apoyo de algunas herramientas de software como MS Project, diagramas de Gantt, anotaciones en una papel….

En esta fase es cuando debemos identificar las partes más significativas. Distribuir el proyecto por componentes, secuencias y prioridades y detallar el proyecto hasta el grado que sea necesario.

5. Acciones siguientes

En esta fase debemos definir las acciones siguientes, ver que si hay tareas dependientes unas de otras, cuales dependen de otras personas, cuales pueden realizarse de forma simultánea, etc.

En nuestro día a día la mayoría de los proyectos no requieren las cinco fases de la planificación natural, en realidad aproximadamente un 5% de ellos lo requieren. Para la gran mayoría de nuestros proyectos personales con una simple lista de resultados deseados y otra lista de acciones siguientes será más que suficiente. Para proyectos de mayor envergadura la planificación natural podría ser de gran utilidad.

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