Cómo aplico GTD

Hoy me gustaría compartir con vosotros mi “sistema” de GTD. No se trata de un sistema “purista” como nos ocurre a la gran mayoría, si no adaptado a mis necesidades concretas y que aún tiene cosas por pulir y mejorar, imagino que como todos.

En primer lugar debería separar mi vida profesional de mi vida privada, puesto que utilizo dos sistemas totalmente diferentes. En mi caso me resulta imposible utilizar el mismo sistema en ambos casos debido a la naturaleza de mi trabajo.

VIDA PROFESIONAL

En mi trabajo no aplico GTD, al menos no el que estamos acostumbrados. Por lo general en mi trabajo las tareas son prácticamente inmediatas o como mucho son “proyectos” que duran apenas una semana.

Cada “proyecto” tiene su correspondiente carpeta, en mi caso utilizo “uñeros” para organizarlo. Dentro va toda la documentación correspondiente a dicho proyecto, así como las acciones que voy realizando. ¿Qué hago con las próximas acciones? Pues muy sencillo, las defino y las anoto en una pequeña hoja de papel que pongo delante a la vista. Luego la carpeta va a su correspondiente bandeja de entrada (tengo 3 clásicas bandejas de plástico translúcido) cada una con su función. Una vez está completado todo el proyecto, sólo queda facturarlo al cliente y seguir su camino en otro departamento. Como veis las próximas acciones van anotadas directamente en cada proyecto a la vista, lo único que tengo que hacer es revisar períodicamente esas carpetas y con un simple golpe de vista ya se que cosas están pendientes. En un día normal de trabajo pueden ser apenas 15 o 20. Así que no anoto nada en ninguna lista de acciones siguientes como sería “obligado” en GTD.

Pero, ¿y que pasa con el resto de tareas que no estan vinculadas directamente con un proyecto?. Pues también utilizo un sistema muy sencillo, simplemente tengo una libreta con la fecha del día en curso y debajo voy anotando todas las cosas que tengo que hacer y marcándolas una vez realizadas, de este modo localizo rápidamente cuales quedan pendientes. No las tengo ordenadas por contextos ni nada, simplemente una detrás de otra. No son más de 20-25 al día, y en ocasiones bastante menos. En realidad la mayor parte de mi trabajo requiere inmediatez, descolgar el teléfono y hacer una llamada, enviar un fax…

No utilizo calendario ni organizador por que no tengo tareas a largo plazo. Así que no necesito marcar algo en el calendario para dentro de dos semanas o seis meses.

El email es algo que utilizo bastante, pero suelen ser comunicaciones rápidas. Utilizo unos filtros en Outlook para organizar rápidamente según el remitente del mensaje y así tenerlo más organizado. Los archivos adjuntos, si los hay, son archivados en las correspondientes carpetas en el ordenador para futuras consultas. Como el resto, se trata de cosas bastante inmediatas, y pierden su validez pasado un tiempo. Por lo general borro todos los mensajes con más de 6 meses por que pasado ese tiempo resultan totalmente innecesarios.

Como veis en mi trabajo las cosas son bastante inmediatas y tienen una “fecha de caducidad muy corta”, así que la máxima es: “hazlo ahora, o no lo hagas” lo que reduce bastante mis necesidades en cuanto a aplicar GTD.

A parte de esos proyectos tengo varias tareas rutinarias con facturación, costes etc, que tengo totalmente asimiladas y que voy realizando en los “tiempos muertos” que me dejan las tareas más inmediatas.

VIDA PRIVADA

Aquí cambia bastante la cosa. Sí que intento aplicar GTD más “puro” que en mi vida profesional.

Para organizarme utilizo varias herramientas de alto y bajo nivel tecnológico. En mi “despacho” tengo una bandeja de entrada de plástico donde coloco todo lo que voy recopilando. Varios tacos de hojas pequeñas, un taco de post-it, material de escritura, algún rotulador, carpetas de plástico y de cartón, ordenador, móvil…

¿Cómo lo utilizo? Intento en la medida de lo posible hacer todo lo que puedo directamente en el ordenador, en mi caso un iMac. Para ello utilizo el programa Things, con el que gestiono mis listas de proyectos, acciones siguientes, areas de responsabilidad… organizado todo por contextos. Anoto cada cosa que tiene una fecha concreta para realizarse o algún recordatorio importante en el calendario de iCal con las alarmas correspondientes, y que sincronizo con mi móvil con iSync, por si en ese preciso instante no estoy en casa. Esta sincronización es de doble dirección, si no estoy en casa también puedo anotar en el móvil cosas que tengo que hacer en el futuro, o cosas que quiero anotar luego en Things y que al sincronizar aparecerán en el ordenador para procesarlas como sea necesario.

Además utilizo las carpetas para crear mis proyectos si son en formato de papel, y el programa Evernote para crear mis carpetas de proyectos “online” con cosas que voy encontrado por la red, documentos, etc, ideal sobre todo al ser multiplataforma y poder consultarlo desde cualquier sitio donde tenga conexión a internet. (Lástima no ser poseedor de un iPhone para tenerlo disponible más a menudo). En ningún caso utilizo Evernote para anotar mis acciones siguientes ni mis listas de proyectos, simplemente lo utilizo como un archivo de material de consulta o de material de apoyo.

Un caso práctico: si estoy planificando mis vacaciones creo ese proyecto dentro de Things y voy definiendo las acciones siguientes. El material que voy obteniendo de esas acciones siguientes lo voy archivando en una carpeta física si es en papel, y en el Evernote si voy sacando información de internet, como planos, sitios que visitar, ofertas de agencias de viajes, tipo de cambio de la moneda en destino, datos de interés, etc, organizados por temática. Así que voy combinando alta y baja tecnología según mis necesidades.

Para algunas cosas sigo utilizando el clásico dúo papel-boli, como por ejemplo a la hora de hacer mapas mentales, de plasmar sobre papel algunas ideas, de hacer un pequeño resumen de algo etc. Me resulta mucho más fácil hacerlo así que con algún tipo de software, más fácil y también más rápido y más flexible para lo que necesito.

Las ideas que voy teniendo sobre la marcha, las anoto en Things si estoy en el ordenador o en cualquier papel que procuro tener a mano. Por ejemplo estoy viendo la TV y veo el anuncio de una película o disco del que me gustaría disfrutar en un futuro y me lo anoto y lo paso a la lista de Algún día/Quizá en Things. Todo acaba en la bandeja de entrada de Things cuando es posible y desde ahí proceso y organizo.

Procuro hacer una revisión semanal los viernes después de terminar el trabajo para ver “como va todo” y que cosas tengo que ir ajustando. También hago una revisión diaria más superficial en mi lista de acciones siguientes y renegocio algunas de ellas, dependiendo de mi energía y tiempo disponibles.

Dedico poco tiempo a los “niveles superiores” y es un error que tengo que corregir. Planifico poco a largo plazo, quizá por que en este momento tengo demasiadas cosas que hacer a corto plazo y que no me dejan centrarme en ese tipo de cosas como debería por lo que muchos de esos “proyectos de futuro” se encuentran en la lista de Algún día / Quizá, lo que no me satisface del todo como solución ya que no me permite “sacar todo de mi cabeza”.

Seguro que me dejo alguna cosa en el tintero y espero no haberos aburrido demasiado con este artículo que espero que encontreis de alguna utilidad.

P.D. Acepto consejos para mejorar mi organización/sistema, sobre todo en el punto de los niveles superiores!

Anuncios
Explore posts in the same categories: Gestión del tiempo, Gestion, Productividad personal

Etiquetas: , , ,

Both comments and pings are currently closed.

2 comentarios en “Cómo aplico GTD”

  1. Bergonzini Says:

    Ya se que es dificil y puede resultar raro, pero no separes la vida profesional de la personal, intenta agrupar las acciones al máximo intentando encontrar un equilibrio entre los dos sistemas que utilizas, para obtener el que realmente te es util. Puede que en tu trabajo no pueda existir la posibilidad de fundir la vida personal con la profesional, pero es un esfuerzo que hemos de hacer para ser totalmente productivos.

    Gracias por compartir tu sistema

  2. folixia Says:

    Estoy de acuerdo en que sería mucho más productivo poder juntar profesional y personal y aplicar el mismo sistema en ambos casos, pero sería algo realmente muy complicado debido al inmediatez de la mayoría de las tareas. Una aplicación más “estricta” del GTD sería más perjudicial que beneficiosa por el tiempo que tendría que emplear además de que me resultaría menos dinámica a la hora de realizar el trabajo.

    Un saludo y gracias por tu comentario.


Los comentarios están cerrados.


A %d blogueros les gusta esto: