Archive for the ‘Gestion’ category

Eficaz o eficiente

julio 16, 2010

Eficacia, EficienciaEn su libro “La semana laboral de 4 horas” Timothy Ferris dedica algunos capítulos a la gestión del tiempo. En ocasiones puede resultar algo “radical” en sus planteamientos, pero me parece bastante interesante rescatar algunas de sus ideas.

¿Realmente en nuestro día a día somos eficaces o eficientes? ¿Cual es la diferencia?

Somos eficientes, si nos dedicamos a hacer tareas, pero somos eficaces si nos dedicamos a hacer tareas que de verdad nos acerquen a nuestras metas.

Hay que recordar dos cosas fundamentales: Hacer algo intrascendente bien no lo convierte en importante. Si la tarea exige mucho tiempo no la hace importante.

En realidad lo que haces es más importante que como lo haces.

Ferris nos recomienda utilizar dos cosas para mejorar nuestra productividad personal y gestión del tiempo.

  • El principio 80/20 o Principio de Pareto: El 20% de nuestro tiempo produce el 80% de los resultados, el 20% de nuestras tareas nos produce el 80% de nuestras metas…
  • La ley de Parkinson: una tarea crecerá en importancia y complejidad (percibida) en relación al tiempo asignado para hacerla. Así pues debemos acortar el tiempo de trabajo para limitar nuestras tareas a las importantes. Cuanto más tiempo tengamos para hacer una tarea, más tiempo perderemos de forma innecesaria. Si disponemos de plazos de entrega más cortos el esfuerzo será mayor y nos concentraremos mucho más en hacer lo que de verdad importa para terminar la tarea.

Algunos consejos:

  • Identifica las tareas y actividades que hacemos para “llenar el tiempo”, para cumplir las “8 horas laborales” y suprimelas.
  • Preguntate: ¿Si sólo hiciera esto hoy, estaría satisfecho?
  • Nunca hagas varias cosas a la vez, procura empezar y terminar una tarea.
  • Prioriza tus tareas, haz aquellas que te acerquen más a tus metas.
  • Si por motivos de salud te vieras obligado a trabajar menos horas, ¿que cosas dejarías de hacer?

Recetas antiproductivas

junio 29, 2010

Hoy voy a daros algunas recetas antiproductivas, todo lo que debéis hacer si no queréis gestionar vuestro tiempo de una manera eficaz. Algunas recetas para mermar lo máximo posible vuestra productividad personal.

  • No simplifiques, complica siempre todas las acciones lo máximo posible.
  • Planifica y revisa sin descanso. Consume todo tu tiempo con planificación y revisión y no hagas.
  • Asiste a todas las reuniones que tengas, cuanto menos productivas y peor organizadas mejor.
  • Procrastinar es tu máxima. ¿Para que hacer hoy lo que puedes dejar para mañana?
  • No dividas tus proyectos en pequeñas tareas, intenta hacerlos de una sola vez, eso te garantiza el fracaso.
  • Permite que los ladrones de tiempo tomen el control. Ese compañero charlatán, interrupciones telefónicas continuas…
  • Deja las tareas que requieran más energía para el momento del día en el que estás mas cansado.
  • Multitarea siempre, cuantas más cosas hagas a la vez mejor, jamás te centres en una sola cosa.
  • No termines nunca nada, deja todas las tareas a medias y salta a la siguiente.
  • Deja que todo este en tu cabeza, no anotes nunca nada, cuantas más cosas tengas en la cabeza dándote vueltas mejor.
  • No des prioridad a tus tareas, no hagas nunca las tareas que de verdad cuentan en tu vida, pierde el tiempo con tareas que no suman.
  • No tengas ordenado tu lugar de trabajo, cuanto más caos y más posibles distracciones mejor.

Estas no son todas, pero sí algunas de las cosas que podéis hacer si queréis malgastar de verdad vuestro tiempo. Al final del día siguiendo estas pequeñas recetas antiproductivas veréis como se pasan las horas sin hacer realmente nada productivo. Garantizado.

¿Y tú? ¿tienes algunas recetas antiproductivas?

Aprende a decir no

mayo 31, 2010

A lo largo del día, siempre habrá alguien que quiera encomendarnos una tarea para que la hagamos en su lugar. No siempre podemos afrontar todas las peticiones que nos hacen, puesto que ese tiempo que dediquemos a hacer tareas de los demás nos quita tiempo para hacer y finalizar nuestras tareas.

Además el aceptar tareas de otros nos crea estrés por tener que preocuparnos por esa tarea que nos encomendaron, por que una vez aceptada no podemos “dejarlos tirados”. En muchas ocasiones estas tareas que aceptamos tan alegremente no nos suponen nada importante para nosotros.

Decir no nos libera y nos permite centrarnos en lo que de verdad importa.

No debemos sentirnos culpables por decir no a algunas cosas.

Debemos decir no de forma firme pero educada, sin que resulte grosero o brusco. Lo ideal es incluir siempre el no con alguna explicación de por que no se puede hacer esa tarea. Si fuese necesario deberemos repetir la negativa varias veces. Una sonrisa a la vez que se da una negativa la suaviza, da a entender que no se trata de algo personal.

Se sincero, utiliza siempre razones reales para no hacer la tarea. Si es posible no utilizar a terceras personas como excusa.

Debemos siempre agradecer primero el “ofrecimiento” y a continuación dar la negativa.

Una negativa ahora puede ser en un futuro una aceptación. Quizá hoy no pueda asumir la tarea, pero sí en los próximos días. Hay que ofrecer siempre una alternativa “hoy no puedo hacerlo, pero hablamos mañana y vemos que puedo hacer”.

Reuniones en la Gestion de Proyectos

mayo 25, 2010

A la hora de gestionar los proyectos las reuniones son algo fundamental, pero hay que tener mucho cuidado con hacer demasiadas reuniones o de forma innecesaria.

Las reuniones deben de ser eficaces y deben cumplir un propósito, no deben ser una fuente de pérdida de tiempo y de recursos.

Aquí van algunas recomendaciones para organizar las reuniones:

Determinar quién debe asistir.

Es importante tener claro que componentes del equipo deben asistir a al reunión si lo que va a tratar les interesa o no y si ellos pueden aportar a esa reunión.

Aclarar el objeto de la reunión.

El objeto de la reunión debe estar claro antes de convococarla y también debe comunicarse a todos los asistentes para que tengan preparado toda la documentación, datos, reportes… que puedan ser necesarios.

Fijar un “orden del día.

Una vez tengamos claro el objeto de la reunión es importante hacer un listado concreto de los temas a tratar y procurar ceñirse al máximo al mismo.

Fije la duración de la reunión previamente o al comenzar.

Esto nos ayudará, no sólo a evitar que las reuniones se prolonguen de forma innecesaria, si no también a que los asistentes puedan organizar su agenda del día sabiendo cuanto tiempo van a estar reunidos de antemano. Es obvio que la duración prevista está para cumplirla, nada de decir que va a durar 1h y prolongarla durante 3h…

Defina las acciones futuras.

Una reunión debe dar como fruto acciones futuras que deberán ser gestionadas de la forma correcta.

Disponga que alguien redacte un acta.

Una vez terminada la reunión es importante que quede por escrito lo que se trató y las acciones futuras que han salido de ella.

Provocar la aparición de ideas y alternativas.

Dejar siempre unos minutos para ideas y sugerencias, pero contar siempre con ese tiempo a la hora de hacer el orden del día.

¿Reuniones periódicas u ocasionales?

Personalmente no soy partidario de las reuniones periódicas, en muchas ocasiones aportan menos de lo que deberían. Mejor determinar cuando es realmente necesaria una reunión y hacerla que no establecer por norma unas determinadas fechas.

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Gestionar nuestras llamadas

abril 23, 2010

Las llamadas telefónicas pueden ser uno de nuestros mayores enemigos en nuestra productividad personal, por eso es muy importante saber gestionarlas de la manera correcta.

Como es evidente, dependerá de nuestro trabajo el gestionar las llamadas de una forma o de otra, pero a nivel particular, fuera de nuestro entorno laboral, podremos gestionarlas con mayor libertad.

¿Por donde empezar?

Lo principal es averiguar como nos afectan las llamadas en este momento. Cuanto tiempo nos quitan en el día a día. Para ello debemos analizar nuestras llamadas.

  • ¿Nos llaman o llamamos?
  • ¿Quien nos llama o a quien llamamos?
  • ¿Con que frecuencia?
  • ¿Que duración tienen nuestras llamadas?
  • ¿Que motivo tiene la llamada?
  • ¿Son llamadas productivas o perdemos el tiempo hablando de cosas banales?

Con todos estos datos seremos capaces de tener una mejor visión de nuestras llamadas para tomar las decisiones más acertadas a la hora de mejorar nuestra gestión.

Llamadas entrantes

Podremos mejorar nuestra gestión de la siguiente manera:

  • Aceptando llamadas sólo en un horario determinado, siempre que nuestro trabajo nos lo permita.
  • Tener la información necesaria para la llamada preparada si ya sabemos que nos van a llamar.
  • Limitar el tiempo de la llamada al empezar la conversación. Un simple “tengo cinco minutos” bastará siempre que cumplamos el tiempo que hemos establecido finalizando la conversación.
  • Dejar que la secretaria o un compañero se ocupe de las llamadas durante un tiempo para evitar interrupciones. Es importante que la/s persona/s que reciban las llamadas durante ese tiempo tomen buena nota de las llamadas recibidas para gestionarlas más tarde.
  • Avisar a los compañeros que durante los próximos minutos/horas no podremos atender llamadas.
  • Y el más drástico de todos, no contestar el teléfono.

Llamadas salientes

  • Estas resultan más fáciles de gestionar al depender totalmente de nosotros. Algunos consejos:
  • Planificar nuestras llamadas, tener preparado todo lo necesario, anotados los puntos a tratar, persona de contacto, motivo de la llamada, documentos, material para tomar notas…
  • Procurar hacer llamadas cortar, tener a la vista un reloj nos ayudará a controlar el tiempo.
  • Intentar agrupar nuestras llamadas salientes en varios momentos del día y hacerlas todas juntas hasta terminar con todas las llamadas.

El teléfono móvil

En la actualidad ya es casi más un complemento más del día a día como si de una prenda más de ropa se tratara. Lo llevamos todo el día encima, encendido y siempre disponible.

Puede ser un gran aliado, pero también el peor de nuestros enemigos. Si necesitas concentración absoluta apágalo, no tengas miedo, el mundo seguirá girando aunque lo hagas. Ten presente que el móvil es una herramienta y que tú no eres su esclavo 24/7.

Si estás localizable en un teléfono fijo es ridículo tener ambas vías de comunicación abiertas.

Aprovéchate de la tecnología, llamada en espera, contestador, desvío de llamadas… está ahí para ayudarnos.

¿Y tú, cómo gestionas tus llamadas?

Menos samba y más trabajar

abril 15, 2010

O lo que también podríamos decir, “menos planificar y más hacer”.

El fin de querer mejorar nuestra gestión personal del tiempo no es otro si no hacer y terminar las cosas. En ocasiones, más de las deseadas, nos perdemos en la planificación de las cosas, en pensar cómo, donde y cuando hacer en vez de hacer.

Con todo esto no quiero decir que haya que abandonar radicalmente la planificación, sólo que hay que dedicarle el tiempo suficiente para que cumpla su función, no más.

¿Cómo organizar nuestra tarea de “hacer”?

En el día a día

Básicamente distinguiría dos tipos de “cosas” para hacer:

  1. Las ya previstas, planificadas y que contamos con ellas, es decir mucho más fáciles de gestionar.
  2. Las imprevistas, esas que van surgiendo a lo largo del día y que tendremos que decidir de forma rápida dónde colocarlas dependiendo de su importancia y urgencia.

Nuestro reto es poder combinar ambos tipos, procurar sacar adelante nuestras tareas planificadas para el día y por el camino ir haciendo los imprevistos que vayan surgiendo.

Condicionantes

A la hora de hacer una tarea pueden darse varios condicionantes:

  • El contexto: si no estamos en el sitio adecuado para hacerlo.
  • El tiempo: el que tengamos disponible en ese momento para hacer la tarea.
  • Las energías: las que tengamos nosotros no siempre coinciden con las que requiere la tarea.

Estos condicionantes nos servirán a la hora de elegir que hacer en cada momento. Si uno o varios de estos condicionantes no son acordes con la tarea a realizar tendremos que dejarlo para otra ocasión mejor. En estos casos es mejor posponerlo que dejar una tarea a medias o rendir por debajo de lo que requiere la tarea.

Prioridades

Soy partidario de priorizar nuestras tareas, no todas son igual de importantes ni urgentes aunque todas tengan que hacerse al final. En nuestro día a día siempre tenemos más tareas de las que podemos hacer, así que será fundamental que seleccionemos y priorizar las tareas es básico para que podamos hacer una selección correcta.

Lo más fácil a la hora de priorizar las tareas es ver todo lo que tenemos pendiente, y dependiendo de que se cumplan los condicionantes antes señalados, pensar cual de ellas es la tarea que más beneficios me va a dar si la termino.

Algunos consejos

  • Procura centrarte en sólo una tarea de cada vez, cuando la termines salta a la siguiente.
  • Será necesario, más que probablemente, cambiar la prioridad de las tareas a la largo del día según vayan surgiendo imprevistos, procura que estos cambios te afecten lo menos posible.
  • ¡No te olvides de descansar! también es muy importante para que no disminuya nuestro rendimiento y que podamos desconectar de vez en cuando. Descansos de 5-10 min cada 30-60 min están bien, y algo más largos cuando ya vayamos acumulando demasiadas horas.
  • Delega siempre que puedas alguna tarea.
  • Haz los imprevistos que te requieran menos de dos minutos en el instante que surjan.
  • Aprovecha tus horas de mayor rendimiento. Todos tenemos una franja horaria donde rendimos más, intenta colocar ahí las tareas que requieran ese empujoncito extra.
  • Evita las distracciones y los ladrones de tiempo.
  • Cuanto antes empieces antes terminas. Las cosas pendientes por hacer seguirán estando pendientes a menos que empieces. No seas remolón y ponte a ello.

Soltando lastre

abril 8, 2010

En muchas ocasiones por mucho empeño que pongamos en mejorar nuestra gestión del tiempo no lo logramos, al día le siguen “faltando horas”.

El tiempo por mucho que queramos es inmutable, el día tiene las horas que tiene y no hay forma de cambiarlo, pero sí que podemos influir en cómo aprovechamos esas horas y sobre todo para qué las usamos.

Aquí van algunos consejos prácticos:

Analiza en qué gastas tu tiempo

Párate un momento a pensar en que tareas y proyectos has gastado tu tiempo estos últimos días. También puedes dedicarte durante 2 o 3 días para a anotar en una hoja cada tarea que haces y cuanto tiempo le dedicas para poder tener una visión más precisa. Por ejemplo: de 9 a 10 revisar el correo, de 10 a 10:30 café, de 10:30 a 11:15 reunión… Anota la hora de inicio y fin de cada tarea.

Selecciona tus tareas

El archiconocido Principio de Pareto nos puede resultar de gran ayuda llegados a este punto. Ya tenemos analizado cómo y en qué ocupamos nuestro tiempo, es hora de hacer una selección.  Pareto nos dice que el 20% de nuestro tiempo nos produce el 80% de resultados y que por lo tanto el 80% del tiempo restante sólo nos reporta un 20% de los resultados, es decir, básicamente estamos “perdiendo” el tiempo en un 80%. Analiza los datos obtenidos en el paso anterior e identifica esas tareas del 20%-80% las que realmente nos “crean valor”, calcula cuanto tiempo liberarías desprendiendote de esas otras tareas 80-20%, las que apenas aportan. Tal vez con esta sencilla selección consigamos sacar unas “horas extras” al día que podremos utilizar para cosas que realmente nos aporten resultados.

Mantén tu sistema

Ya hemos analizado nuestro “consumo” de horas y ya hemos hecho una selección de tareas librándonos de las menos eficaces para conseguir los resultados deseados, así que llega la hora de mantener nuestro sistema en marcha y funcionando. Es muy importante que no volvamos a caer en cargar nuestros días haciendo cosas innecesarias por lo que será necesario volver a revisar de vez en cuando en qué gastamos nuestro tiempo y si esas tareas siguen aportando algo. Recuerda que vivimos en un mundo muy cambiante y cosas que a día de hoy nos pueden parecer indispensables, mañana pueden no tener ningún sentido.