Archive for the ‘Productividad personal’ category

Reuniones en la Gestion de Proyectos

mayo 25, 2010

A la hora de gestionar los proyectos las reuniones son algo fundamental, pero hay que tener mucho cuidado con hacer demasiadas reuniones o de forma innecesaria.

Las reuniones deben de ser eficaces y deben cumplir un propósito, no deben ser una fuente de pérdida de tiempo y de recursos.

Aquí van algunas recomendaciones para organizar las reuniones:

Determinar quién debe asistir.

Es importante tener claro que componentes del equipo deben asistir a al reunión si lo que va a tratar les interesa o no y si ellos pueden aportar a esa reunión.

Aclarar el objeto de la reunión.

El objeto de la reunión debe estar claro antes de convococarla y también debe comunicarse a todos los asistentes para que tengan preparado toda la documentación, datos, reportes… que puedan ser necesarios.

Fijar un “orden del día.

Una vez tengamos claro el objeto de la reunión es importante hacer un listado concreto de los temas a tratar y procurar ceñirse al máximo al mismo.

Fije la duración de la reunión previamente o al comenzar.

Esto nos ayudará, no sólo a evitar que las reuniones se prolonguen de forma innecesaria, si no también a que los asistentes puedan organizar su agenda del día sabiendo cuanto tiempo van a estar reunidos de antemano. Es obvio que la duración prevista está para cumplirla, nada de decir que va a durar 1h y prolongarla durante 3h…

Defina las acciones futuras.

Una reunión debe dar como fruto acciones futuras que deberán ser gestionadas de la forma correcta.

Disponga que alguien redacte un acta.

Una vez terminada la reunión es importante que quede por escrito lo que se trató y las acciones futuras que han salido de ella.

Provocar la aparición de ideas y alternativas.

Dejar siempre unos minutos para ideas y sugerencias, pero contar siempre con ese tiempo a la hora de hacer el orden del día.

¿Reuniones periódicas u ocasionales?

Personalmente no soy partidario de las reuniones periódicas, en muchas ocasiones aportan menos de lo que deberían. Mejor determinar cuando es realmente necesaria una reunión y hacerla que no establecer por norma unas determinadas fechas.

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Gestionar nuestras llamadas

abril 23, 2010

Las llamadas telefónicas pueden ser uno de nuestros mayores enemigos en nuestra productividad personal, por eso es muy importante saber gestionarlas de la manera correcta.

Como es evidente, dependerá de nuestro trabajo el gestionar las llamadas de una forma o de otra, pero a nivel particular, fuera de nuestro entorno laboral, podremos gestionarlas con mayor libertad.

¿Por donde empezar?

Lo principal es averiguar como nos afectan las llamadas en este momento. Cuanto tiempo nos quitan en el día a día. Para ello debemos analizar nuestras llamadas.

  • ¿Nos llaman o llamamos?
  • ¿Quien nos llama o a quien llamamos?
  • ¿Con que frecuencia?
  • ¿Que duración tienen nuestras llamadas?
  • ¿Que motivo tiene la llamada?
  • ¿Son llamadas productivas o perdemos el tiempo hablando de cosas banales?

Con todos estos datos seremos capaces de tener una mejor visión de nuestras llamadas para tomar las decisiones más acertadas a la hora de mejorar nuestra gestión.

Llamadas entrantes

Podremos mejorar nuestra gestión de la siguiente manera:

  • Aceptando llamadas sólo en un horario determinado, siempre que nuestro trabajo nos lo permita.
  • Tener la información necesaria para la llamada preparada si ya sabemos que nos van a llamar.
  • Limitar el tiempo de la llamada al empezar la conversación. Un simple “tengo cinco minutos” bastará siempre que cumplamos el tiempo que hemos establecido finalizando la conversación.
  • Dejar que la secretaria o un compañero se ocupe de las llamadas durante un tiempo para evitar interrupciones. Es importante que la/s persona/s que reciban las llamadas durante ese tiempo tomen buena nota de las llamadas recibidas para gestionarlas más tarde.
  • Avisar a los compañeros que durante los próximos minutos/horas no podremos atender llamadas.
  • Y el más drástico de todos, no contestar el teléfono.

Llamadas salientes

  • Estas resultan más fáciles de gestionar al depender totalmente de nosotros. Algunos consejos:
  • Planificar nuestras llamadas, tener preparado todo lo necesario, anotados los puntos a tratar, persona de contacto, motivo de la llamada, documentos, material para tomar notas…
  • Procurar hacer llamadas cortar, tener a la vista un reloj nos ayudará a controlar el tiempo.
  • Intentar agrupar nuestras llamadas salientes en varios momentos del día y hacerlas todas juntas hasta terminar con todas las llamadas.

El teléfono móvil

En la actualidad ya es casi más un complemento más del día a día como si de una prenda más de ropa se tratara. Lo llevamos todo el día encima, encendido y siempre disponible.

Puede ser un gran aliado, pero también el peor de nuestros enemigos. Si necesitas concentración absoluta apágalo, no tengas miedo, el mundo seguirá girando aunque lo hagas. Ten presente que el móvil es una herramienta y que tú no eres su esclavo 24/7.

Si estás localizable en un teléfono fijo es ridículo tener ambas vías de comunicación abiertas.

Aprovéchate de la tecnología, llamada en espera, contestador, desvío de llamadas… está ahí para ayudarnos.

¿Y tú, cómo gestionas tus llamadas?

Menos samba y más trabajar

abril 15, 2010

O lo que también podríamos decir, “menos planificar y más hacer”.

El fin de querer mejorar nuestra gestión personal del tiempo no es otro si no hacer y terminar las cosas. En ocasiones, más de las deseadas, nos perdemos en la planificación de las cosas, en pensar cómo, donde y cuando hacer en vez de hacer.

Con todo esto no quiero decir que haya que abandonar radicalmente la planificación, sólo que hay que dedicarle el tiempo suficiente para que cumpla su función, no más.

¿Cómo organizar nuestra tarea de “hacer”?

En el día a día

Básicamente distinguiría dos tipos de “cosas” para hacer:

  1. Las ya previstas, planificadas y que contamos con ellas, es decir mucho más fáciles de gestionar.
  2. Las imprevistas, esas que van surgiendo a lo largo del día y que tendremos que decidir de forma rápida dónde colocarlas dependiendo de su importancia y urgencia.

Nuestro reto es poder combinar ambos tipos, procurar sacar adelante nuestras tareas planificadas para el día y por el camino ir haciendo los imprevistos que vayan surgiendo.

Condicionantes

A la hora de hacer una tarea pueden darse varios condicionantes:

  • El contexto: si no estamos en el sitio adecuado para hacerlo.
  • El tiempo: el que tengamos disponible en ese momento para hacer la tarea.
  • Las energías: las que tengamos nosotros no siempre coinciden con las que requiere la tarea.

Estos condicionantes nos servirán a la hora de elegir que hacer en cada momento. Si uno o varios de estos condicionantes no son acordes con la tarea a realizar tendremos que dejarlo para otra ocasión mejor. En estos casos es mejor posponerlo que dejar una tarea a medias o rendir por debajo de lo que requiere la tarea.

Prioridades

Soy partidario de priorizar nuestras tareas, no todas son igual de importantes ni urgentes aunque todas tengan que hacerse al final. En nuestro día a día siempre tenemos más tareas de las que podemos hacer, así que será fundamental que seleccionemos y priorizar las tareas es básico para que podamos hacer una selección correcta.

Lo más fácil a la hora de priorizar las tareas es ver todo lo que tenemos pendiente, y dependiendo de que se cumplan los condicionantes antes señalados, pensar cual de ellas es la tarea que más beneficios me va a dar si la termino.

Algunos consejos

  • Procura centrarte en sólo una tarea de cada vez, cuando la termines salta a la siguiente.
  • Será necesario, más que probablemente, cambiar la prioridad de las tareas a la largo del día según vayan surgiendo imprevistos, procura que estos cambios te afecten lo menos posible.
  • ¡No te olvides de descansar! también es muy importante para que no disminuya nuestro rendimiento y que podamos desconectar de vez en cuando. Descansos de 5-10 min cada 30-60 min están bien, y algo más largos cuando ya vayamos acumulando demasiadas horas.
  • Delega siempre que puedas alguna tarea.
  • Haz los imprevistos que te requieran menos de dos minutos en el instante que surjan.
  • Aprovecha tus horas de mayor rendimiento. Todos tenemos una franja horaria donde rendimos más, intenta colocar ahí las tareas que requieran ese empujoncito extra.
  • Evita las distracciones y los ladrones de tiempo.
  • Cuanto antes empieces antes terminas. Las cosas pendientes por hacer seguirán estando pendientes a menos que empieces. No seas remolón y ponte a ello.

Soltando lastre

abril 8, 2010

En muchas ocasiones por mucho empeño que pongamos en mejorar nuestra gestión del tiempo no lo logramos, al día le siguen “faltando horas”.

El tiempo por mucho que queramos es inmutable, el día tiene las horas que tiene y no hay forma de cambiarlo, pero sí que podemos influir en cómo aprovechamos esas horas y sobre todo para qué las usamos.

Aquí van algunos consejos prácticos:

Analiza en qué gastas tu tiempo

Párate un momento a pensar en que tareas y proyectos has gastado tu tiempo estos últimos días. También puedes dedicarte durante 2 o 3 días para a anotar en una hoja cada tarea que haces y cuanto tiempo le dedicas para poder tener una visión más precisa. Por ejemplo: de 9 a 10 revisar el correo, de 10 a 10:30 café, de 10:30 a 11:15 reunión… Anota la hora de inicio y fin de cada tarea.

Selecciona tus tareas

El archiconocido Principio de Pareto nos puede resultar de gran ayuda llegados a este punto. Ya tenemos analizado cómo y en qué ocupamos nuestro tiempo, es hora de hacer una selección.  Pareto nos dice que el 20% de nuestro tiempo nos produce el 80% de resultados y que por lo tanto el 80% del tiempo restante sólo nos reporta un 20% de los resultados, es decir, básicamente estamos “perdiendo” el tiempo en un 80%. Analiza los datos obtenidos en el paso anterior e identifica esas tareas del 20%-80% las que realmente nos “crean valor”, calcula cuanto tiempo liberarías desprendiendote de esas otras tareas 80-20%, las que apenas aportan. Tal vez con esta sencilla selección consigamos sacar unas “horas extras” al día que podremos utilizar para cosas que realmente nos aporten resultados.

Mantén tu sistema

Ya hemos analizado nuestro “consumo” de horas y ya hemos hecho una selección de tareas librándonos de las menos eficaces para conseguir los resultados deseados, así que llega la hora de mantener nuestro sistema en marcha y funcionando. Es muy importante que no volvamos a caer en cargar nuestros días haciendo cosas innecesarias por lo que será necesario volver a revisar de vez en cuando en qué gastamos nuestro tiempo y si esas tareas siguen aportando algo. Recuerda que vivimos en un mundo muy cambiante y cosas que a día de hoy nos pueden parecer indispensables, mañana pueden no tener ningún sentido.

Divide y vencerás

marzo 23, 2010

Máxima que algunos atribuyen al emperador romano Julio César y otros a Nicolás Maquiavelo en su libro “El Príncipe”. De cualquier forma se trata de una frase que nos ayuda mucho en nuestra gestión y productividad personal.

En muchas ocasiones nos enfrentamos con una tarea que vamos postergando reiteradamente consciente o inconscientemente debido a su magnitud o la que percibimos como tal. Esta actitud no va a solucionar el problema en ningún caso. Las cosas no se hacen solas y es hora de que “cojamos el toro por los cuernos” y nos enfrentemos a ello.

Puede que percibamos la tarea como algo “enorme”, algo que nos llevará demasiado tiempo. Nos sentimos abrumados por lo que tenemos delante, el estrés se dispara, no sabemos por donde empezar, nos agobiamos y nuestra solución es “pasar de largo” y dedicar nuestro tiempo a otra cosa, dejando la tarea sin hacer y lo que es peor “sine die”.

Sólo está en nuestra mano el cambiar la situación. Si nos sucede algo parecido sólo tenemos que armarnos de valor y empezar, ese es el primer paso que tenemos que dar, tomar la decisión y la determinación de dejar de evitar esa tarea y comenzarla.

Pero, ¿cómo podemos evitar caer en la desesperación como en las ocasiones anteriores? Aquí van algunos consejos:

Divide la tarea en pequeñas y asequibles micro-tareas.

Deja de ponerte excusas, empieza YA ! decide por donde, algo que sea asequible, que no sea demasiado grande como para tirar la toalla al poco de empezar. No caigas en la tentación de estar durante horas y horas decidiendo como dividir la tarea, toma una decisión y actúa.

Antes de empezar la micro-tarea fija un incio y un fin.

Hay que empezar con un final en mente. Puede ser temporal, por ejemplo trabajar en esta tarea durante 30 min, o bien marcar un final establecido, por ejemplo leer 2 capítulos del libro y no parar hasta llegar a la meta fijada independientemente del tiempo necesario, eso sí, ¡¡ no te olvides de hacer las pausas correspondientes si te lleva demasiado tiempo!!


Realiza esas micro-tareas todos los días. Establece una rutina.

De poco nos sirve armarnos de valor un día, dividir esa tarea que tenemos enquistada en nuestra lista de pendientes, hacer y terminar esa micro-tarea que nos hemos propuesto para luego “tirar todo por la borda” y volver a abandonarla a los pocos días. Si queremos llegar hasta el final debemos de ser constantes y no hay nada mejor que establecer una pequeña rutina diaria para lograrlo.

Saborea la finalización de esa micro-tarea como si fuera una pequeña victoria.

Una vez finalices la micro-tarea propuesta para hoy disfruta de ella, tómate algo de tiempo para hacerlo, mira lo que has logrado y saborea esa sensación de haber hecho algo útil y productivo. No tengas prisa, mañana tendrás que librar otra batalla y continuar avanzando, disfruta del momento, de tu pequeña victoria.

Visualiza tus progresos.

Mira como avanzas en tu tarea, disfruta con los logros del día anterior que te ayudarán a seguir adelante. Mira todo lo que has avanzado más que todo lo que aún queda pendiente. Sólo hay un camino y es seguir avanzando.

No te rindas, sigue hasta el final.

Aunque no lo parezca, el final está ahora más próximo que cuando no habías empezado. Que no te entre el agobio, paso a paso llegarás a la meta, vas por buen camino así que no desfallezcas.

¡¡Ya has llegado!!

¡Por fin! después de tiempo y tiempo sin realizar esa tarea has logrado por fin terminarla. Puede que te haya llevado más o menos tiempo de lo previsto al principio, pero al dividirlo en pequeñas y asequibles tareas apenas te has dado cuenta de todo el proceso. Sólo has enfocado tus energías en terminar esa pequeña tarea para ese día sin mirar a “todo eso que aún queda pendiente”. Has divido y has vencido.

“Hoja de ruta”

marzo 12, 2010

En ocasiones a la hora de gestionar nuestros proyectos (ya sabéis, todo aquello que nos requiera más de una tarea para finalizarlo) puede resultarnos de utilidad crear una pequeña “hoja de ruta” en la que llevar un control visual rápido del estado de nuestro proyecto.

Sobre todo nos resulta útil en proyectos en los que vayamos trabajando sobre el papel y tengamos perfectamente localizados en carpetas. Esta pequeña hoja de ruta, o lista de tareas, o to-do´s o como queráis llamarlo, debe estar en una parte visible de nuestra carpeta física del proyecto. No tiene que ser nada sofisticada, una simple hoja con “tecnología manual” donde iremos apuntando las tareas que hay q ir haciendo para finalizar el proyecto, pueden estar ordenadas o no por linea temporal, importancia o simplemente sin ningún tipo de orden.

Una vez finalizada una tarea simplemente la tacharemos, de este modo de un sólo vistazo a la carpeta del proyecto podremos saber que cosas estan pendientes y decidir con cual de ellas seguiremos avanzando en el proyecto.

Si alguna de las tareas finalizadas da como resultado una nueva tarea pendiente tan sólo tendremos que apuntarla en la lista, así de sencillo.

En el caso de que una tarea tenga “fecha de entrega” o tenga que realizarse un día u hora concreta, además de anotarlo en la “hoja de ruta” podremos también incluirlo en nuestra agenda en la fecha oportuna.

Este método tiene un pero, como pasa utilizando GTD, de nada nos sirve anotar las cosas si luego no miramos diariamente las carpetas para ver que tenemos pendiente. Si utilizamos GTD por ejemplo, podríamos apuntarlo también en nuestra lista de tareas, y el proyecto en la lista de proyectos. Si diariamente revisamos nuestras carpetas físicas de proyectos podríamos saltarnos el paso de apuntarlo en las listas, aunque nunca está de más y no nos llevará demasiado tiempo hacerlo. También hay que decir que es válido sólo cuando trabajemos con papeleo y lo tengamos delante, es decir, para proyectos en los que sólo podamos trabajar cuando tengamos delante físicamente la información que necesitamos.

Como veis, es una solución de baja tecnología que nos puede ayudar a visualizar de forma rápida el estado de un pequeño proyecto que tengamos entre manos.

Las interrupciones telefónicas

marzo 9, 2010

Una persona de mi entorno laboral se quejaba un día amargamente de las contínuas interrupciones que sufría durante  la jornada laboral. Aquel era un día como tantos otros, pero la diferencia era que en aquella ocasión debía realizar un trabajo que requería toda su atención, era un tema delicado y no podía permitirse el lujo de cometer errores, así que explotó con un “así no hay quien pueda hacer nada”.

Y lo cierto es que tenía toda la razón, así era imposible hacer nada de una forma correcta. Pero, ¿quién era el responsable de esas contínuas interrupciones? pues en este caso él era el culpable  y nadie más. No era sólo una cuestión de ese día, es su forma de trabajar habitualmente, sólo que en aquella ocasión la distracción y las interrupciones eran más palpables de lo habitual debido al trabajo que tenía que desarrollar.

Se trata de un caso claro de mal uso de las tecnologías en nuestra gestión personal. Habitualmente esta persona estando presente en la oficina tiene abiertas varias vías de comunicación. No me refiero al email, que afortunadamente para él mira pocas veces al día, si no a la vía telefónica.

Estando en la oficina tiene abiertas tres vías de comunicación telefónica, el teléfono fijo de la empresa que atienden otras personas, el móvil de la empresa y por último y no menos importante el Skype. En un trabajo en el que habitualmente recibe y tiene que atender numerosas llamadas tener abiertas estas tres vías de comunicación es un auténtico suicidio productivo, especialmente cuando estas realizando una tarea que requiere precisión absoluta. Lo que a priori parece favorecer la comunicación se puede convertir rápidamente en algo que puede lastrar nuestro trabajo hasta hacerlo impracticable.

La solución para un caso así es muy sencilla, hay que saber utilizar cada cosa en su momento, no por tener menos vías de comunicación es más difiícil ser accesible, sólo hay que saber utilizarlas de la manera correcta. Me pregunto por qué estando en su puesto de trabajo en la oficina es necesario tener operativo el móvil de la empresa, cuando pueden localizarte llamándote al fijo, y lo mismo podría decir del Skype.

Si es necesaria concentración para realizar tu trabajo lo más sencillo sería desconectar el móvil, si alguien tiene que hablar contigo urgentemente lo intentará llamando al teléfono de la empresa y preguntando por ti. Lo mismo se aplica a la utilización del Skype. Teniendo sólo el fijo como vía de comunicación telefómica en la oficina y máxime cuando no lo atiendes tú, puedes filtrar las llamadas pidiendo a los encargados de contestar el teléfono de que no se te moleste hasta que termines esa tarea clave que tienes entre manos, tan sólo hay que dejar aviso de que tomen nota de las llamadas y de que digan que en este momento no puedes atender la llamada. En muchas ocasiones la llamada puede ser resuelta por otro compañero y si no fuera el caso por lo general no son llamadas tan urgentes que no puedan demorarse una hora en ser atendidas.

De otro modo esto genera tan sólo estrés al sentirse obligado a contestar las llamadas telefónicas, sobre todo cuando son al móvil que parecen mucho más “personales”, y tener que dejar de  lado esa tarea importante que tienes que hacer urgentemente la cual tienes que retomar una y otra vez revisando todo lo que tenías hecho hasta el momento antes de la llamada. Los niveles de estrés suben más y más con cada interrupción hasta que uno, como sucedió en ese caso, explota maldiciendo el “maldito teléfono”.

La tecnología está para usarla como una herramienta para gestionar nuestra productividad, no para que nos convirtamos en sus esclavos, atendiendo contíuamente sus peticiones y dejando nuestras tareas a medias.