Cambios en el RSS

Publicado junio 2, 2010 por Christian Höfer
Categorías: Sin categoría

Una pequeña entrada para comunicaros a los que esteis subscritos al RSS del blog que he cambiado otra vez para feedburner.

Espero no causar demasiadas molestias y espero que sea el último cambio a este respecto.

*** Gracias Phroc por tus comentarios***

El cambio del RSS afecta sólo al enlace de la barra lateral.

Aprende a decir no

Publicado mayo 31, 2010 por Christian Höfer
Categorías: Gestión del tiempo, Gestion

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A lo largo del día, siempre habrá alguien que quiera encomendarnos una tarea para que la hagamos en su lugar. No siempre podemos afrontar todas las peticiones que nos hacen, puesto que ese tiempo que dediquemos a hacer tareas de los demás nos quita tiempo para hacer y finalizar nuestras tareas.

Además el aceptar tareas de otros nos crea estrés por tener que preocuparnos por esa tarea que nos encomendaron, por que una vez aceptada no podemos “dejarlos tirados”. En muchas ocasiones estas tareas que aceptamos tan alegremente no nos suponen nada importante para nosotros.

Decir no nos libera y nos permite centrarnos en lo que de verdad importa.

No debemos sentirnos culpables por decir no a algunas cosas.

Debemos decir no de forma firme pero educada, sin que resulte grosero o brusco. Lo ideal es incluir siempre el no con alguna explicación de por que no se puede hacer esa tarea. Si fuese necesario deberemos repetir la negativa varias veces. Una sonrisa a la vez que se da una negativa la suaviza, da a entender que no se trata de algo personal.

Se sincero, utiliza siempre razones reales para no hacer la tarea. Si es posible no utilizar a terceras personas como excusa.

Debemos siempre agradecer primero el “ofrecimiento” y a continuación dar la negativa.

Una negativa ahora puede ser en un futuro una aceptación. Quizá hoy no pueda asumir la tarea, pero sí en los próximos días. Hay que ofrecer siempre una alternativa “hoy no puedo hacerlo, pero hablamos mañana y vemos que puedo hacer”.

Reuniones en la Gestion de Proyectos

Publicado mayo 25, 2010 por Christian Höfer
Categorías: Gestión del tiempo, Gestion, Gestion de Proyectos, Productividad personal

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A la hora de gestionar los proyectos las reuniones son algo fundamental, pero hay que tener mucho cuidado con hacer demasiadas reuniones o de forma innecesaria.

Las reuniones deben de ser eficaces y deben cumplir un propósito, no deben ser una fuente de pérdida de tiempo y de recursos.

Aquí van algunas recomendaciones para organizar las reuniones:

Determinar quién debe asistir.

Es importante tener claro que componentes del equipo deben asistir a al reunión si lo que va a tratar les interesa o no y si ellos pueden aportar a esa reunión.

Aclarar el objeto de la reunión.

El objeto de la reunión debe estar claro antes de convococarla y también debe comunicarse a todos los asistentes para que tengan preparado toda la documentación, datos, reportes… que puedan ser necesarios.

Fijar un “orden del día.

Una vez tengamos claro el objeto de la reunión es importante hacer un listado concreto de los temas a tratar y procurar ceñirse al máximo al mismo.

Fije la duración de la reunión previamente o al comenzar.

Esto nos ayudará, no sólo a evitar que las reuniones se prolonguen de forma innecesaria, si no también a que los asistentes puedan organizar su agenda del día sabiendo cuanto tiempo van a estar reunidos de antemano. Es obvio que la duración prevista está para cumplirla, nada de decir que va a durar 1h y prolongarla durante 3h…

Defina las acciones futuras.

Una reunión debe dar como fruto acciones futuras que deberán ser gestionadas de la forma correcta.

Disponga que alguien redacte un acta.

Una vez terminada la reunión es importante que quede por escrito lo que se trató y las acciones futuras que han salido de ella.

Provocar la aparición de ideas y alternativas.

Dejar siempre unos minutos para ideas y sugerencias, pero contar siempre con ese tiempo a la hora de hacer el orden del día.

¿Reuniones periódicas u ocasionales?

Personalmente no soy partidario de las reuniones periódicas, en muchas ocasiones aportan menos de lo que deberían. Mejor determinar cuando es realmente necesaria una reunión y hacerla que no establecer por norma unas determinadas fechas.

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Resumen iniciador Asturias 20.05.2010

Publicado mayo 21, 2010 por Christian Höfer
Categorías: Eventos

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Llevo tiempo asistiendo a los eventos de Iniciador en Asturias, creo que me he perdido sólo unos pocos, pero nunca había escrito ninguna entrada sobre ellos, así que aquí va la primera…

El ponente ayer era Massimo Burgio fundador de Global Search Interactive con sede en Roma. Massimo es un reputado profesional y ponente en temas de Social Media.

Precisamente del Social Media fue la charla de ayer, con una pequeña presentación de apenas 1 hora de duración Massimo explicó los temas básicos del Social Media de como las empresas deben adoptar sus campañas de Marketing a este nuevo medio de publicidad. Sin profundizar mucho en el tema pero dando muchos consejos de como afrontar el reto de ganar visibilidad en la red. Nos habló de la importancia de hacer una verdadera conversación en las redes sociales, de no limitarse a vender tu marca sin más, si no interactuar con tus clientes, recibir feedback para ser capaces de mejorar y de dar lo que tus clientes te demandan, en definitiva escuchar a la otra parte.

Nos habló de las cuatro P del marketing y de sus cuatro don´t P (Presume, Panic, Push, Procrastinate) que él ve fundamentales a la hora de adentrarse en el Social Media. También comentó la importancia que tiene tener claros tus objetivos y en base a ellos emprender la campaña de Social Media, sólo en aquellos medios que realmente nos puedan reportar valor para la empresa. No todo el mundo necesita un Twitter o un Facebook y no todas las empresas necesitan un partida de gastos para Social Media.

Una charla realmente interesante y en la que aprendí muchas cosas nuevas. Los tiempos cambian muy deprisa en esta sociedad del conocimiento, y es necesario cambiar con ellos.

Además de esta parte más “técnica” en la que él es especialista, nos contó cómo había terminado fundando su empresa actual, cómo comenzó su andadura profesional trabajando como marino mercante en grandes petroleros para posteriormente volver a la Universidad a estudiar Económicas. Su perfil es de lo más variopinto pasando por numerosos trabajos hasta llegar a la empresa actual. Masssimo es más que un emprendedor, es una forma de vida. Su implicación con proyectos como Burning Man, su faceta artística, de DJ, sus viajes a la India para meditar… todo eso es algo que se palpa nada más escucharlo hablar, un autentico maestro del escenario que emite una gran vitalidad y sobre todo pasión y entusiasmo por lo que hace y por lo que vive. Uno de estos tipos que saben disfrutar de la vida al máximo, sacando todo el jugo posible al día a día tanto en su plano laboral como personal.

Os recomiendo que si algún día teneis la posibilidad de disfrutar de una de sus ponencias no lo dudeis por que además de aprender lo pasareis en grande.

Os dejo un pequeño video de Massimo hablando sobre Social Media

iWeekend Asturias 2010

Publicado mayo 11, 2010 por Christian Höfer
Categorías: Eventos

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Durante los días 7, 8 y 9 de Mayo tuve la oportunidad de participar en el evento iWeekend en Asturias y tengo que decir que fué una experiencia fantástica.

Para los que no conozcais el evento se trata de reunirse 50 personas de muy diversos perfiles para poner en marcha 2 empresas durante un fin de semana.

Aqui va un pequeño resumen:

Viernes, primera toma de contacto, conociendo un poco a la gente, primeras reuniones, presentación de ideas algunas más ambiciosas que otras en 3 rondas. Primera ronda 3 minutos para explicar tu idea seguida de unas votaciones via ordenador que servian de criba para que sólo pasaran 8 ideas a la siguiente fase.

Segunda ronda, algo más de tiempo para poder explicar tu idea brevemente y dejar algo para el turno de preguntas. Sólo 6 minutos para todo el proceso.

Tercera ronda, después de las votaciones son sólo 4 ideas las que llegan a la ronda final. Turno para exponer de nuevo tu idea, mostrar tu talento como emprendedor y comunicador y ronda de preguntas en 6 minutos. De aquí salen las 2 ideas ganadoras sobre las que se trabajará todo el fin de semana.

Las ideas ganadoras fueron iPolitica y Agenda Empresarial. La primera nace con una idea poco madurada y con mucho potencial, mientras que la segunda ya es una idea bastante desarrollada.

Sábado: llega la hora de dividirnos en equipos, cada uno selecciona la idea que más le convence para trabajar sobre ella los 2 próximos días. Primera toma de contacto con los compañeros de proyecto y subdivisión en pequeños grupos para afrontar los retos de cada departamento, finazas y operaciones, marketing, desarrollo y usabilidad… todo empieza poco a poco a coger forma. Día intenso de trabajo y la gente muy implicada con los proyectos.

Domingo: se va acercando la hora de la verdad, a las 19h los proyectos deben estar terminados para su presentación. Antes de las 14h el plan de empresa debe de estar listo para su presentación.  Por la tarde últimos remates de los proyectos, presentaciones, maquetaciones, un hervidero de gente de un lado a otro. Las horas de trabajo empiezan a hacer acto de presencia y se ven algunas muestras de cansancio, pero el ánimo no decae ni un sólo momento. Por fin ha llegado la hora, con un poco de retraso sobre las 19.30 h empiezan las presentaciones finales de los proyectos, los nombres ya han cambiado durante el fin de semana, iPolitica se convierte en dondefirmo.org y Agenda Empresarial es ahora eventospain.com. Ambos líderes presentan de forma brillante sus propuestas, inversión inicial, previsiones de ingresos, primeras imágenes de las futuras webs, funcionamiento… La semilla ya esta sembrada, dos empresas pueden surgir durante los próximos meses.

Conclusiones:

Tres días de intenso trabajo, pero un ambiente fantástico. Mucho, muchísimo talento reunido bajo un mismo techo, muchas ideas, propuestas, todo el mundo participa, todo el mundo muy implicado en sus proyectos, algunos incluso llegan a casa y siguen trabajando en ello presentando sus ideas al día siguiente al resto de compañeros. En defenitiva profesionales y personas de gran nivel. Ojalá muchas empresas funcionaran igual de bien, algunas tienen mucho que aprender de eventos así.

Mención especial a los organizadores del evento, en esta su primera edición en Asturias, que hicieron un trabajo fantástico que dejó satisfecho a todo el mundo. Tras la clausura del evento y su posterior cena de despedida la frase que mas se escuchaba era: “¡Nos vemos el año que viene!”, ojalá que así sea.

Gestionar nuestras llamadas

Publicado abril 23, 2010 por Christian Höfer
Categorías: Gestión del tiempo, Gestion, Productividad personal

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Las llamadas telefónicas pueden ser uno de nuestros mayores enemigos en nuestra productividad personal, por eso es muy importante saber gestionarlas de la manera correcta.

Como es evidente, dependerá de nuestro trabajo el gestionar las llamadas de una forma o de otra, pero a nivel particular, fuera de nuestro entorno laboral, podremos gestionarlas con mayor libertad.

¿Por donde empezar?

Lo principal es averiguar como nos afectan las llamadas en este momento. Cuanto tiempo nos quitan en el día a día. Para ello debemos analizar nuestras llamadas.

  • ¿Nos llaman o llamamos?
  • ¿Quien nos llama o a quien llamamos?
  • ¿Con que frecuencia?
  • ¿Que duración tienen nuestras llamadas?
  • ¿Que motivo tiene la llamada?
  • ¿Son llamadas productivas o perdemos el tiempo hablando de cosas banales?

Con todos estos datos seremos capaces de tener una mejor visión de nuestras llamadas para tomar las decisiones más acertadas a la hora de mejorar nuestra gestión.

Llamadas entrantes

Podremos mejorar nuestra gestión de la siguiente manera:

  • Aceptando llamadas sólo en un horario determinado, siempre que nuestro trabajo nos lo permita.
  • Tener la información necesaria para la llamada preparada si ya sabemos que nos van a llamar.
  • Limitar el tiempo de la llamada al empezar la conversación. Un simple “tengo cinco minutos” bastará siempre que cumplamos el tiempo que hemos establecido finalizando la conversación.
  • Dejar que la secretaria o un compañero se ocupe de las llamadas durante un tiempo para evitar interrupciones. Es importante que la/s persona/s que reciban las llamadas durante ese tiempo tomen buena nota de las llamadas recibidas para gestionarlas más tarde.
  • Avisar a los compañeros que durante los próximos minutos/horas no podremos atender llamadas.
  • Y el más drástico de todos, no contestar el teléfono.

Llamadas salientes

  • Estas resultan más fáciles de gestionar al depender totalmente de nosotros. Algunos consejos:
  • Planificar nuestras llamadas, tener preparado todo lo necesario, anotados los puntos a tratar, persona de contacto, motivo de la llamada, documentos, material para tomar notas…
  • Procurar hacer llamadas cortar, tener a la vista un reloj nos ayudará a controlar el tiempo.
  • Intentar agrupar nuestras llamadas salientes en varios momentos del día y hacerlas todas juntas hasta terminar con todas las llamadas.

El teléfono móvil

En la actualidad ya es casi más un complemento más del día a día como si de una prenda más de ropa se tratara. Lo llevamos todo el día encima, encendido y siempre disponible.

Puede ser un gran aliado, pero también el peor de nuestros enemigos. Si necesitas concentración absoluta apágalo, no tengas miedo, el mundo seguirá girando aunque lo hagas. Ten presente que el móvil es una herramienta y que tú no eres su esclavo 24/7.

Si estás localizable en un teléfono fijo es ridículo tener ambas vías de comunicación abiertas.

Aprovéchate de la tecnología, llamada en espera, contestador, desvío de llamadas… está ahí para ayudarnos.

¿Y tú, cómo gestionas tus llamadas?

Menos samba y más trabajar

Publicado abril 15, 2010 por Christian Höfer
Categorías: Gestión del tiempo, Gestion, Productividad personal

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O lo que también podríamos decir, “menos planificar y más hacer”.

El fin de querer mejorar nuestra gestión personal del tiempo no es otro si no hacer y terminar las cosas. En ocasiones, más de las deseadas, nos perdemos en la planificación de las cosas, en pensar cómo, donde y cuando hacer en vez de hacer.

Con todo esto no quiero decir que haya que abandonar radicalmente la planificación, sólo que hay que dedicarle el tiempo suficiente para que cumpla su función, no más.

¿Cómo organizar nuestra tarea de “hacer”?

En el día a día

Básicamente distinguiría dos tipos de “cosas” para hacer:

  1. Las ya previstas, planificadas y que contamos con ellas, es decir mucho más fáciles de gestionar.
  2. Las imprevistas, esas que van surgiendo a lo largo del día y que tendremos que decidir de forma rápida dónde colocarlas dependiendo de su importancia y urgencia.

Nuestro reto es poder combinar ambos tipos, procurar sacar adelante nuestras tareas planificadas para el día y por el camino ir haciendo los imprevistos que vayan surgiendo.

Condicionantes

A la hora de hacer una tarea pueden darse varios condicionantes:

  • El contexto: si no estamos en el sitio adecuado para hacerlo.
  • El tiempo: el que tengamos disponible en ese momento para hacer la tarea.
  • Las energías: las que tengamos nosotros no siempre coinciden con las que requiere la tarea.

Estos condicionantes nos servirán a la hora de elegir que hacer en cada momento. Si uno o varios de estos condicionantes no son acordes con la tarea a realizar tendremos que dejarlo para otra ocasión mejor. En estos casos es mejor posponerlo que dejar una tarea a medias o rendir por debajo de lo que requiere la tarea.

Prioridades

Soy partidario de priorizar nuestras tareas, no todas son igual de importantes ni urgentes aunque todas tengan que hacerse al final. En nuestro día a día siempre tenemos más tareas de las que podemos hacer, así que será fundamental que seleccionemos y priorizar las tareas es básico para que podamos hacer una selección correcta.

Lo más fácil a la hora de priorizar las tareas es ver todo lo que tenemos pendiente, y dependiendo de que se cumplan los condicionantes antes señalados, pensar cual de ellas es la tarea que más beneficios me va a dar si la termino.

Algunos consejos

  • Procura centrarte en sólo una tarea de cada vez, cuando la termines salta a la siguiente.
  • Será necesario, más que probablemente, cambiar la prioridad de las tareas a la largo del día según vayan surgiendo imprevistos, procura que estos cambios te afecten lo menos posible.
  • ¡No te olvides de descansar! también es muy importante para que no disminuya nuestro rendimiento y que podamos desconectar de vez en cuando. Descansos de 5-10 min cada 30-60 min están bien, y algo más largos cuando ya vayamos acumulando demasiadas horas.
  • Delega siempre que puedas alguna tarea.
  • Haz los imprevistos que te requieran menos de dos minutos en el instante que surjan.
  • Aprovecha tus horas de mayor rendimiento. Todos tenemos una franja horaria donde rendimos más, intenta colocar ahí las tareas que requieran ese empujoncito extra.
  • Evita las distracciones y los ladrones de tiempo.
  • Cuanto antes empieces antes terminas. Las cosas pendientes por hacer seguirán estando pendientes a menos que empieces. No seas remolón y ponte a ello.