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Aprende a decir no

mayo 31, 2010

A lo largo del día, siempre habrá alguien que quiera encomendarnos una tarea para que la hagamos en su lugar. No siempre podemos afrontar todas las peticiones que nos hacen, puesto que ese tiempo que dediquemos a hacer tareas de los demás nos quita tiempo para hacer y finalizar nuestras tareas.

Además el aceptar tareas de otros nos crea estrés por tener que preocuparnos por esa tarea que nos encomendaron, por que una vez aceptada no podemos “dejarlos tirados”. En muchas ocasiones estas tareas que aceptamos tan alegremente no nos suponen nada importante para nosotros.

Decir no nos libera y nos permite centrarnos en lo que de verdad importa.

No debemos sentirnos culpables por decir no a algunas cosas.

Debemos decir no de forma firme pero educada, sin que resulte grosero o brusco. Lo ideal es incluir siempre el no con alguna explicación de por que no se puede hacer esa tarea. Si fuese necesario deberemos repetir la negativa varias veces. Una sonrisa a la vez que se da una negativa la suaviza, da a entender que no se trata de algo personal.

Se sincero, utiliza siempre razones reales para no hacer la tarea. Si es posible no utilizar a terceras personas como excusa.

Debemos siempre agradecer primero el “ofrecimiento” y a continuación dar la negativa.

Una negativa ahora puede ser en un futuro una aceptación. Quizá hoy no pueda asumir la tarea, pero sí en los próximos días. Hay que ofrecer siempre una alternativa “hoy no puedo hacerlo, pero hablamos mañana y vemos que puedo hacer”.

Reuniones en la Gestion de Proyectos

mayo 25, 2010

A la hora de gestionar los proyectos las reuniones son algo fundamental, pero hay que tener mucho cuidado con hacer demasiadas reuniones o de forma innecesaria.

Las reuniones deben de ser eficaces y deben cumplir un propósito, no deben ser una fuente de pérdida de tiempo y de recursos.

Aquí van algunas recomendaciones para organizar las reuniones:

Determinar quién debe asistir.

Es importante tener claro que componentes del equipo deben asistir a al reunión si lo que va a tratar les interesa o no y si ellos pueden aportar a esa reunión.

Aclarar el objeto de la reunión.

El objeto de la reunión debe estar claro antes de convococarla y también debe comunicarse a todos los asistentes para que tengan preparado toda la documentación, datos, reportes… que puedan ser necesarios.

Fijar un “orden del día.

Una vez tengamos claro el objeto de la reunión es importante hacer un listado concreto de los temas a tratar y procurar ceñirse al máximo al mismo.

Fije la duración de la reunión previamente o al comenzar.

Esto nos ayudará, no sólo a evitar que las reuniones se prolonguen de forma innecesaria, si no también a que los asistentes puedan organizar su agenda del día sabiendo cuanto tiempo van a estar reunidos de antemano. Es obvio que la duración prevista está para cumplirla, nada de decir que va a durar 1h y prolongarla durante 3h…

Defina las acciones futuras.

Una reunión debe dar como fruto acciones futuras que deberán ser gestionadas de la forma correcta.

Disponga que alguien redacte un acta.

Una vez terminada la reunión es importante que quede por escrito lo que se trató y las acciones futuras que han salido de ella.

Provocar la aparición de ideas y alternativas.

Dejar siempre unos minutos para ideas y sugerencias, pero contar siempre con ese tiempo a la hora de hacer el orden del día.

¿Reuniones periódicas u ocasionales?

Personalmente no soy partidario de las reuniones periódicas, en muchas ocasiones aportan menos de lo que deberían. Mejor determinar cuando es realmente necesaria una reunión y hacerla que no establecer por norma unas determinadas fechas.

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Menos samba y más trabajar

abril 15, 2010

O lo que también podríamos decir, “menos planificar y más hacer”.

El fin de querer mejorar nuestra gestión personal del tiempo no es otro si no hacer y terminar las cosas. En ocasiones, más de las deseadas, nos perdemos en la planificación de las cosas, en pensar cómo, donde y cuando hacer en vez de hacer.

Con todo esto no quiero decir que haya que abandonar radicalmente la planificación, sólo que hay que dedicarle el tiempo suficiente para que cumpla su función, no más.

¿Cómo organizar nuestra tarea de “hacer”?

En el día a día

Básicamente distinguiría dos tipos de “cosas” para hacer:

  1. Las ya previstas, planificadas y que contamos con ellas, es decir mucho más fáciles de gestionar.
  2. Las imprevistas, esas que van surgiendo a lo largo del día y que tendremos que decidir de forma rápida dónde colocarlas dependiendo de su importancia y urgencia.

Nuestro reto es poder combinar ambos tipos, procurar sacar adelante nuestras tareas planificadas para el día y por el camino ir haciendo los imprevistos que vayan surgiendo.

Condicionantes

A la hora de hacer una tarea pueden darse varios condicionantes:

  • El contexto: si no estamos en el sitio adecuado para hacerlo.
  • El tiempo: el que tengamos disponible en ese momento para hacer la tarea.
  • Las energías: las que tengamos nosotros no siempre coinciden con las que requiere la tarea.

Estos condicionantes nos servirán a la hora de elegir que hacer en cada momento. Si uno o varios de estos condicionantes no son acordes con la tarea a realizar tendremos que dejarlo para otra ocasión mejor. En estos casos es mejor posponerlo que dejar una tarea a medias o rendir por debajo de lo que requiere la tarea.

Prioridades

Soy partidario de priorizar nuestras tareas, no todas son igual de importantes ni urgentes aunque todas tengan que hacerse al final. En nuestro día a día siempre tenemos más tareas de las que podemos hacer, así que será fundamental que seleccionemos y priorizar las tareas es básico para que podamos hacer una selección correcta.

Lo más fácil a la hora de priorizar las tareas es ver todo lo que tenemos pendiente, y dependiendo de que se cumplan los condicionantes antes señalados, pensar cual de ellas es la tarea que más beneficios me va a dar si la termino.

Algunos consejos

  • Procura centrarte en sólo una tarea de cada vez, cuando la termines salta a la siguiente.
  • Será necesario, más que probablemente, cambiar la prioridad de las tareas a la largo del día según vayan surgiendo imprevistos, procura que estos cambios te afecten lo menos posible.
  • ¡No te olvides de descansar! también es muy importante para que no disminuya nuestro rendimiento y que podamos desconectar de vez en cuando. Descansos de 5-10 min cada 30-60 min están bien, y algo más largos cuando ya vayamos acumulando demasiadas horas.
  • Delega siempre que puedas alguna tarea.
  • Haz los imprevistos que te requieran menos de dos minutos en el instante que surjan.
  • Aprovecha tus horas de mayor rendimiento. Todos tenemos una franja horaria donde rendimos más, intenta colocar ahí las tareas que requieran ese empujoncito extra.
  • Evita las distracciones y los ladrones de tiempo.
  • Cuanto antes empieces antes terminas. Las cosas pendientes por hacer seguirán estando pendientes a menos que empieces. No seas remolón y ponte a ello.

Felicidad y productividad

abril 30, 2009

En el primer número de la revista Productive Magazine lei un artículo de Alexander Kjerulf sobre la relación que hay entre ser feliz en el trabajo y la productividad.

Para el autor, la felicidad en el trabajo es más efectivo a la hora de elevar nuestra productividad que cualquier medio de organización personal como GTD, ZTD…, a los que no les quita mérito, pero de los que dice, tienen un impacto menor en nuestra productividad.

Para justificar esta afirmación nos da 10 motivos:

  1. La gente feliz trabaja mejor con otros
  2. La gente feliz es más creativa
  3. La gente feliz soluciona problemas en vez de quejarse de ellos
  4. La gente feliz tiene más energía
  5. La gente feliz es más optimista
  6. La gente feliz está más motivada
  7. La gente feliz enferma con menos frecuencia
  8. La gente feliz aprende más rápido
  9. La gente feliz se preocupa menos al cometer un error
  10. La gente feliz toma mejores decisiones

El problema viene ahora con la pregunta de causalidad, ¿es ser feliz en el trabajo lo que nos hace más productivos? o ¿es ser más productivos lo que nos hace ser felices en el trabajo?.  Para el autor del artículo la causalidad fluye en ambas direcciones, es decir ambas cosas van estrechamente ligadas, aunque para él es más importante el flujo felicidad->productividad, pero ¿quien no se ha sentido feliz y satisfecho después de un día altamente productivo?

Seguro que si pensamos por un momento días altamente productivos coinciden con momentos felices, las circunstancias y el estado anímico influyen claramente en nuestra productividad.

Por lo tanto, ser felices en el trabajo nos hace más productivo, pero ¿cómo lo logramos?, el autor nos da dos pistas:

  1. Ser feliz con el trabajo que tienes, hacer cosas para lograrlo, no esperar a que otros lo hagan por ti.
  2. Buscar otro trabajo en el que poder ser felices si creemos que en el actual es imposible, pero no esperar, hacerlo ya!

¿Que opinais vosotros? ¿Creeis que productividad y felicidad estan estrechamente relacionados?

Evaluar: cuarta fase del GTD

octubre 1, 2008

Siguiendo los anteriores artículos sobre las diferentes fases del GTD pasamos a la cuarta fase: Evaluar

Ya hemos recopilado, procesado y organizado, pero todo esto no tiene sentido si no llevamos a cabo una revisión. El éxito del sistema reside en la REVISIÓN SEMANAL. Todo lo que requiera acción debe revisarse con la suficiente frecuencia como para evitar tener que recordarlo. Por lo tanto debemos revisar semanalmente todos los “frentes abiertos”: proyectos, próximas acciones, a la espera, tal vez/algún día…

Durante la revisión semanal debemos, según David Allen:

  • Reunir y procesar todas las cosas
  • Revisar el sistema
  • Poner al día las listas
  • Estar limpio, despejado, al día y completo.

Organizar: tercera fase del GTD

junio 24, 2008

Ya habíamos hablado sobre las dos fases anteriores, Recopilar y Procesar, en esta ocasión hablaremos de la tercera fase: ORGANIZAR.

Como habíamos visto a la hora de procesar, llegado a un punto debíamos determinar si eran o no necesarias acciones sobre las tareas pendientes. En esta tercera fase volvemos a distinguir las que tienen acciones de las que no.

Para las cosas que requieren acción emplearemos varias herramientas:

Lista de Proyectos: debemos partir de la definición que hace David Allen de proyecto “es cualquier resultado deseado que requiera más de un paso”. La lista no tiene orden, ni por importancia ni por tamaño, simplemente se utiliza para revisar los proyectos en marcha y ver si se han decidido las acciones siguientes. Un proyecto no “se hace” por si mismo, lo que se hace son las acciones relacionadas con él hasta que se finalice. El material de apoyo para un proyecto debe organizarse por temas o asunto que trate, en ocasiones puede archivarse con el material de consulta. Es mejor archivarlo en un lugar fuera de nuestra vista, aunque en ocasiones será necesario tenerlo a mano si hacemos frecuentes consultas del material.

El punto de inflexión es decidir cual será nuestra siguiente acción. No debemos tener en cuenta para el listado las acciones que requieran menos de dos minutos, o las acciones ya realizadas, pero sí las que han de suceder en un momento concreto y que debemos anotar en la agenda, las que tenemos que hacer lo antes posible y que debemos añadir a “próximas acciones” y las que deben hacer los demás y que anotaremos en la lista de “a la espera“.

Calendario/Agenda: En la agenda podemos incluir:

  • Acciones a realizar en un hora determinada: suelen ser citas, como por ejemplo una reunión.
  • Acciones a realizar en un día determinado: sin hora definida, en el transcurso del día.
  • Información de un día determinado: anotaremos información que nos pueda ser útil en una fecha concreta, como por ejemplo la dirección donde se celebrará una reunión.

En ningún caso debe anotarse la lista de tareas diarias en la agenda, de este modo evitaremos que cosas importantes que deben hacerse ese día queden ocultas tras otras menos importantes. Sólo anotaremos cosas que deban hacerse ese día o no hacerse.

Lista de acciones siguientes: aquí es donde anotaremos todos los recordatorios. Junto con la agenda será la base de la organización de tareas diarias. Por ejemplo: llamar al médico, preparar el plan de marketing, revisar informe de costes…

Podremos consultar esta lista en cualquier momento y revisar que tenemos pendiente. En el caso de que sea una lista muy numerosa, podemos organizarlo por categorías como llamadas, preguntas para la reunión etc.

Para las cosas que NO requieren acción, habiamos visto tres posibles soluciones:

Desechar: debemos tirar cualquier cosa innecesaria para evitar que se mezcle con elementos importantes. Es fundamental mantener nuestro sistema “limpio”.

Incubación: son cosas para las que ahora no disponemos de tiempo, pero que pueden resultar de interés algún día. Para tener bajo control estas cosas podemos hacer:

  • Listas de algún día / tal vez: añadiremos posibles futuros proyectos. Para que sea útil debemos revisarla periódicamente.
  • Archivo de seguimiento: anotamos un recordatorio en el calendario para refrescarnos esa información en un día concreto. Por ejemplo: “dentro de un mes caduca el pasaporte, ¡renovar!” o “falta un mes para presentar la declaración de la renta”.

Material de consulta: Material que tiene información importante para un futuro y que debemos archivar para recuperarlos facilmente cuando sean necesarios. Podemos archivarlos por temas específicos o en archivos de consulta general en el caso de que no los podamos incluir en ninguna categoría concreta. Es muy importante archivar de forma correcta para que resulte útil.

Procesar, segunda fase del GTD

junio 5, 2008

Ya había comentado algo acerca de la primera fase del GTD recopilar. Hoy nos centraremos en el siguiente paso: PROCESAR.

Flujo de trabajo ProcesarUna vez que hemos recopilado todo, como veíamos en la primera fase debemos identificar correctamente qué es exactamente lo que tenemos recopilado, de que se trata, para poder decidir si requiere una acción o no.

Si no requiere acción tenemos tres posibilidades:

  1. Se trata de algo innecesario y desechable: debemos tirarlo a la basura.
  2. No es necesario ahora, pero sí lo puede ser en un futuro, debemos incubarlo y añadirlo al calendario.
  3. Es información útil para la consulta, debemos introducirlo en nuestro sistema de archivo.

En el caso de que sí requiera acción, debemos contestar a dos cuestiones:

  1. ¿A que proyecto o resultado deseado corresponde? y añadirlo a la lista de proyectos hasta que se complete.
  2. ¿Cual es la siguiente acción que requiere? ¿cual es el próximo paso físico a seguir para completarlo? Puede ser hacer una llamada, una reunión, completar unos formularios, preparar un informe etc.

Una vez tomada la decidida la acción a tomar, tendremos tres posibilidades:

  1. Hacerlo: si nos lleva menos de 2 minutos, hacerlo en el mismo momento que se define la acción.
  2. Delegarlo: si son más de 2 minutos y no somos la persona adecuada para hacerlo debemos delegarlo.
  3. Posponerlo: si son más de 2 minutos y sí somos la persona adecuado debemos añadirlo a la lista de acciones siguientes.

En la próxima ocasión trataremos la siguiente fase: ORGANIZACIÓN.