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Menos samba y más trabajar

abril 15, 2010

O lo que también podríamos decir, “menos planificar y más hacer”.

El fin de querer mejorar nuestra gestión personal del tiempo no es otro si no hacer y terminar las cosas. En ocasiones, más de las deseadas, nos perdemos en la planificación de las cosas, en pensar cómo, donde y cuando hacer en vez de hacer.

Con todo esto no quiero decir que haya que abandonar radicalmente la planificación, sólo que hay que dedicarle el tiempo suficiente para que cumpla su función, no más.

¿Cómo organizar nuestra tarea de “hacer”?

En el día a día

Básicamente distinguiría dos tipos de “cosas” para hacer:

  1. Las ya previstas, planificadas y que contamos con ellas, es decir mucho más fáciles de gestionar.
  2. Las imprevistas, esas que van surgiendo a lo largo del día y que tendremos que decidir de forma rápida dónde colocarlas dependiendo de su importancia y urgencia.

Nuestro reto es poder combinar ambos tipos, procurar sacar adelante nuestras tareas planificadas para el día y por el camino ir haciendo los imprevistos que vayan surgiendo.

Condicionantes

A la hora de hacer una tarea pueden darse varios condicionantes:

  • El contexto: si no estamos en el sitio adecuado para hacerlo.
  • El tiempo: el que tengamos disponible en ese momento para hacer la tarea.
  • Las energías: las que tengamos nosotros no siempre coinciden con las que requiere la tarea.

Estos condicionantes nos servirán a la hora de elegir que hacer en cada momento. Si uno o varios de estos condicionantes no son acordes con la tarea a realizar tendremos que dejarlo para otra ocasión mejor. En estos casos es mejor posponerlo que dejar una tarea a medias o rendir por debajo de lo que requiere la tarea.

Prioridades

Soy partidario de priorizar nuestras tareas, no todas son igual de importantes ni urgentes aunque todas tengan que hacerse al final. En nuestro día a día siempre tenemos más tareas de las que podemos hacer, así que será fundamental que seleccionemos y priorizar las tareas es básico para que podamos hacer una selección correcta.

Lo más fácil a la hora de priorizar las tareas es ver todo lo que tenemos pendiente, y dependiendo de que se cumplan los condicionantes antes señalados, pensar cual de ellas es la tarea que más beneficios me va a dar si la termino.

Algunos consejos

  • Procura centrarte en sólo una tarea de cada vez, cuando la termines salta a la siguiente.
  • Será necesario, más que probablemente, cambiar la prioridad de las tareas a la largo del día según vayan surgiendo imprevistos, procura que estos cambios te afecten lo menos posible.
  • ¡No te olvides de descansar! también es muy importante para que no disminuya nuestro rendimiento y que podamos desconectar de vez en cuando. Descansos de 5-10 min cada 30-60 min están bien, y algo más largos cuando ya vayamos acumulando demasiadas horas.
  • Delega siempre que puedas alguna tarea.
  • Haz los imprevistos que te requieran menos de dos minutos en el instante que surjan.
  • Aprovecha tus horas de mayor rendimiento. Todos tenemos una franja horaria donde rendimos más, intenta colocar ahí las tareas que requieran ese empujoncito extra.
  • Evita las distracciones y los ladrones de tiempo.
  • Cuanto antes empieces antes terminas. Las cosas pendientes por hacer seguirán estando pendientes a menos que empieces. No seas remolón y ponte a ello.

Cómo aplico GTD

agosto 13, 2009

Hoy me gustaría compartir con vosotros mi “sistema” de GTD. No se trata de un sistema “purista” como nos ocurre a la gran mayoría, si no adaptado a mis necesidades concretas y que aún tiene cosas por pulir y mejorar, imagino que como todos.

En primer lugar debería separar mi vida profesional de mi vida privada, puesto que utilizo dos sistemas totalmente diferentes. En mi caso me resulta imposible utilizar el mismo sistema en ambos casos debido a la naturaleza de mi trabajo.

VIDA PROFESIONAL

En mi trabajo no aplico GTD, al menos no el que estamos acostumbrados. Por lo general en mi trabajo las tareas son prácticamente inmediatas o como mucho son “proyectos” que duran apenas una semana.

Cada “proyecto” tiene su correspondiente carpeta, en mi caso utilizo “uñeros” para organizarlo. Dentro va toda la documentación correspondiente a dicho proyecto, así como las acciones que voy realizando. ¿Qué hago con las próximas acciones? Pues muy sencillo, las defino y las anoto en una pequeña hoja de papel que pongo delante a la vista. Luego la carpeta va a su correspondiente bandeja de entrada (tengo 3 clásicas bandejas de plástico translúcido) cada una con su función. Una vez está completado todo el proyecto, sólo queda facturarlo al cliente y seguir su camino en otro departamento. Como veis las próximas acciones van anotadas directamente en cada proyecto a la vista, lo único que tengo que hacer es revisar períodicamente esas carpetas y con un simple golpe de vista ya se que cosas están pendientes. En un día normal de trabajo pueden ser apenas 15 o 20. Así que no anoto nada en ninguna lista de acciones siguientes como sería “obligado” en GTD.

Pero, ¿y que pasa con el resto de tareas que no estan vinculadas directamente con un proyecto?. Pues también utilizo un sistema muy sencillo, simplemente tengo una libreta con la fecha del día en curso y debajo voy anotando todas las cosas que tengo que hacer y marcándolas una vez realizadas, de este modo localizo rápidamente cuales quedan pendientes. No las tengo ordenadas por contextos ni nada, simplemente una detrás de otra. No son más de 20-25 al día, y en ocasiones bastante menos. En realidad la mayor parte de mi trabajo requiere inmediatez, descolgar el teléfono y hacer una llamada, enviar un fax…

No utilizo calendario ni organizador por que no tengo tareas a largo plazo. Así que no necesito marcar algo en el calendario para dentro de dos semanas o seis meses.

El email es algo que utilizo bastante, pero suelen ser comunicaciones rápidas. Utilizo unos filtros en Outlook para organizar rápidamente según el remitente del mensaje y así tenerlo más organizado. Los archivos adjuntos, si los hay, son archivados en las correspondientes carpetas en el ordenador para futuras consultas. Como el resto, se trata de cosas bastante inmediatas, y pierden su validez pasado un tiempo. Por lo general borro todos los mensajes con más de 6 meses por que pasado ese tiempo resultan totalmente innecesarios.

Como veis en mi trabajo las cosas son bastante inmediatas y tienen una “fecha de caducidad muy corta”, así que la máxima es: “hazlo ahora, o no lo hagas” lo que reduce bastante mis necesidades en cuanto a aplicar GTD.

A parte de esos proyectos tengo varias tareas rutinarias con facturación, costes etc, que tengo totalmente asimiladas y que voy realizando en los “tiempos muertos” que me dejan las tareas más inmediatas.

VIDA PRIVADA

Aquí cambia bastante la cosa. Sí que intento aplicar GTD más “puro” que en mi vida profesional.

Para organizarme utilizo varias herramientas de alto y bajo nivel tecnológico. En mi “despacho” tengo una bandeja de entrada de plástico donde coloco todo lo que voy recopilando. Varios tacos de hojas pequeñas, un taco de post-it, material de escritura, algún rotulador, carpetas de plástico y de cartón, ordenador, móvil…

¿Cómo lo utilizo? Intento en la medida de lo posible hacer todo lo que puedo directamente en el ordenador, en mi caso un iMac. Para ello utilizo el programa Things, con el que gestiono mis listas de proyectos, acciones siguientes, areas de responsabilidad… organizado todo por contextos. Anoto cada cosa que tiene una fecha concreta para realizarse o algún recordatorio importante en el calendario de iCal con las alarmas correspondientes, y que sincronizo con mi móvil con iSync, por si en ese preciso instante no estoy en casa. Esta sincronización es de doble dirección, si no estoy en casa también puedo anotar en el móvil cosas que tengo que hacer en el futuro, o cosas que quiero anotar luego en Things y que al sincronizar aparecerán en el ordenador para procesarlas como sea necesario.

Además utilizo las carpetas para crear mis proyectos si son en formato de papel, y el programa Evernote para crear mis carpetas de proyectos “online” con cosas que voy encontrado por la red, documentos, etc, ideal sobre todo al ser multiplataforma y poder consultarlo desde cualquier sitio donde tenga conexión a internet. (Lástima no ser poseedor de un iPhone para tenerlo disponible más a menudo). En ningún caso utilizo Evernote para anotar mis acciones siguientes ni mis listas de proyectos, simplemente lo utilizo como un archivo de material de consulta o de material de apoyo.

Un caso práctico: si estoy planificando mis vacaciones creo ese proyecto dentro de Things y voy definiendo las acciones siguientes. El material que voy obteniendo de esas acciones siguientes lo voy archivando en una carpeta física si es en papel, y en el Evernote si voy sacando información de internet, como planos, sitios que visitar, ofertas de agencias de viajes, tipo de cambio de la moneda en destino, datos de interés, etc, organizados por temática. Así que voy combinando alta y baja tecnología según mis necesidades.

Para algunas cosas sigo utilizando el clásico dúo papel-boli, como por ejemplo a la hora de hacer mapas mentales, de plasmar sobre papel algunas ideas, de hacer un pequeño resumen de algo etc. Me resulta mucho más fácil hacerlo así que con algún tipo de software, más fácil y también más rápido y más flexible para lo que necesito.

Las ideas que voy teniendo sobre la marcha, las anoto en Things si estoy en el ordenador o en cualquier papel que procuro tener a mano. Por ejemplo estoy viendo la TV y veo el anuncio de una película o disco del que me gustaría disfrutar en un futuro y me lo anoto y lo paso a la lista de Algún día/Quizá en Things. Todo acaba en la bandeja de entrada de Things cuando es posible y desde ahí proceso y organizo.

Procuro hacer una revisión semanal los viernes después de terminar el trabajo para ver “como va todo” y que cosas tengo que ir ajustando. También hago una revisión diaria más superficial en mi lista de acciones siguientes y renegocio algunas de ellas, dependiendo de mi energía y tiempo disponibles.

Dedico poco tiempo a los “niveles superiores” y es un error que tengo que corregir. Planifico poco a largo plazo, quizá por que en este momento tengo demasiadas cosas que hacer a corto plazo y que no me dejan centrarme en ese tipo de cosas como debería por lo que muchos de esos “proyectos de futuro” se encuentran en la lista de Algún día / Quizá, lo que no me satisface del todo como solución ya que no me permite “sacar todo de mi cabeza”.

Seguro que me dejo alguna cosa en el tintero y espero no haberos aburrido demasiado con este artículo que espero que encontreis de alguna utilidad.

P.D. Acepto consejos para mejorar mi organización/sistema, sobre todo en el punto de los niveles superiores!

Tareas y proyectos en GTD

junio 11, 2009

Cuando comenzamos a utilizar GTD muchos caemos en el error de no distinguir realmente lo que son tareas o próximas acciones de lo que son proyectos.

David Allen deja bien claro que los proyectos son todo aquello que requiera más de un paso (acción) para que esté finalizado.

En muchas ocasiones, según esa definición de David Allen, tendremos pequeños proyectos de pocos pasos que los que empezamos algún día en esto del GTD solemos colocar erroneamente en la lista de próximas acciones. Es decir eran pequeñas cosas pero que aún así requerían más de un paso para poder finalizarse.

Este error nos lleva en ocasiones a dejar esa mal llamada tarea pendiente de forma indefinida, al no identificarla como un proyecto e ir desgranando los sucesivos pasos.

¿Algunos ejemplos de proyectos mal llamados tareas?

  • Contratar nueva secretaria
  • Reformar la casa
  • Fotocopiar un libro

No nos damos cuenta de que se trata de pequeños proyectos con varios pasos. En el caso de contratrar a una nueva secretaria, tendriamos que hacer un proceso de selección, decidir si va a ser la propia empresa quien lo haga o una externa, quién se va a encargar de ello si es la propia empresa la que lo hace, decidir que criterios debe tener el nuevo personal…

Con la reforma de la casa sucede lo mismo. Tendremos que pedir presupuestos, decidir materiales, contratar a alguien que haga la reforma o hacerla nosotros mismos, comprar todo lo necesario, pedir permisos si corresponde…

Incluso con fotocopiar un libro que parece una tarea simple podemos desgranarla en algunos pasos como: hacerse con el libro a fotocopiar, llevarlo a la fotocopiadora y recogerlo en la fecha acordada. Como veis algo que parece tan sencillo en realidad nos requiere de varios pasos.

Es importante distinguir bien si se trata de una sola acción a realizar o de varias, sólo hay que pensar cual es el siguiente paso y si con este ya podemos dar por finalizada la tarea. Si requiere más de una acción se trata de un “proyecto” y debemos incluirlo como tal en nuestra lista de proyectos para que nos sirva de recordatorio durante nuestro repaso semanal y las acciones o pasos que debamos ir dando para finalizarlo deberán de ir a nuestra lista de próxima acciones.

¿Cuándo debemos tomar esa decisión? durante la fase de procesado de nuestra bandeja de entrada. Ahí veremos si lo que hemos anotado es algo que requiere un paso o más y en la siguiente fase de organización es cuando deberemos anotarlo en las listas correspondientes.

Puede ser que llegados a este punto nos demos cuenta de que tengamos entre manos un pequeño proyecto que nos requiere más esfuerzo y pasos de los que podemos acometer en ese instante. Ahí es cuando entra en acción nuestra fantástica lista de algún día / quizá donde nuestro proyecto quedará latente a la espera de que podamos llevarlo a cabo. Por ejemplo a que tengamos la liquidez suficiente para hacer esa reforma de la casa que tanto deseamos hacer…

Coaching revision semanal

mayo 28, 2009

En el día de hoy a través de twitter Kelly Forrister (@GTDCoachKelly, por si quereis seguirla) de David Allen Co. hizo un pequeño “coaching” sobre GTD y la revisión semanal.

Para los que no pudisteis asistir, aquí os resumo un poco en que consistió el evento.

Kelly Forrister hizo una pequeña guía de 11 pasos:

  1. Recopilar: todo lo que tengamos y colocarlo en el inbox.
  2. Vaciar el inbox y procesarlo: como siempre… delegar, tirar, hacer si lleva menos de 2 minutos, o posponer apuntándolo en la lista correspondiente.
  3. Vaciar la mente: en una hoja de papel, un documento de word, cualquier cosa donde podamos apuntar todo lo que ronda por nuestra cabeza. Kelly Forrister nos da algunos consejos, pensar en temas familiares, trabajo, salud, reuniones, finanzas, mascotas…
  4. ¡Actualizate!: revisa tu lista de acciones.
  5. Revisa tu calendario atrasado, tal vez te de pistas sobre cosas que aún tengas pendientes y que no te habías percatado de ellas.
  6. Revisa tu calendario de los próximos días. ¿Alguna cosa que requiera alguna acción antes de la fecha?
  7. Revisa la lista “En Espera” Nos da otro consejo: revisar nuesto buzón de correos enviados, tal vez alguno de ellos este pendiente de respuesta y debería ir a esta lista.
  8. Revisa tu lista de proyectos: recordad que en GTD se define como proyecto cualquier cosa que requiera más de una acción. En el caso de que nunca podamos marcar el proyecto como finalizado deberíamos abrirlo como un área de responsabilidad. Si al revisar esta lista nos damos cuenta que no tenemos ninguna “próxima acción” tal vez deberíamos incluir ese proyecto en la lista de “Algún día / Quizá”
  9. Revisa tus listas de control (Checklists): listas de control tipo equipaje, mantenimiento, etc
  10. Revisa tu lista de “Algún día / Quizá”: esta lista no debe de ser de cosas inalcanzables. Simplemente son proyectos para los que ahora mismo no tenemos tiempo suficiente como para desarrollarlos. Debemos confiar en esta lista y revisarlas habitualmente o nos resultará de poca utilidad.
  11. Por último, se creativo y valiente. Añade cualquier nueva idea que se te ocurra aunque te parezcan arriesgadas a tus listas.

Si estáis interesados en conocer de primera mano todos estos pasos podréis leerlo directamente de aquí. Totalmente recomendado.

ZTD: un GTD simplificado, parte 2

mayo 6, 2009

El otro día había hablado sobre las principales diferencias entre el GTD y el ZTD siempre desde el punto de vista del creador de esta última metodología, Leo Babauta.

Hoy trataré de explicar los 10 hábitos fundamentales del ZTD. Como vimos en el anterior artículo, una de las críticas al GTD es que intenta cambiar muchos hábitos y de forma simultánea por lo que Leo Babauta en su ZTD lo que predica es que vayamos poco a poco adoptando cada hábito. Recomienda empezar por uno cada vez, centrarse en él unos días y cuando lo tengamos perfectamente asumido pasar al siguiente. En ningún caso deberíamos practicar más de 2 o 3 hábitos de forma simultánea.

  1. Recopilar: anotar cualquier idea, proyecto o cualquier cosa que tengamos en la cabeza (muy similar a GTD). Recomienda utilizar un pequeño bloc de notas cuanto más sencillo mejor y una vez en casa vaciar las anotaciones a una lista “to-do”.
  2. Procesar: tomar decisiones rápidas, evitar procrastinar en este paso. Comenzar de abajo a arriba en la bandeja de entrada. Hacerlo una o dos veces al día. El resultado es igual que en GTD: aplicar la regla de los 2 minutos, delegar, tirar, archivar, añadir a listas…
  3. Planificar: listar de forma semanal las “cosas claves” que queramos hacer. Cada día hacer una lista con “las cosas más importantes” para hacer y hacerlas lo antes posible para evitar que queden sin hacer.
  4. Hacer: una tarea cada vez, sin distracciones. Evitar la multitarea a toda costa. Elegir preferiblemente unas de las tareas marcadas como “más importantes”.
  5. Un sistema sencillo y confiable: hacer listas sencillas y revisarlas diariamente. Hacer listas contextuales como en GTD. Hacerlo sencillo y centrarse en lo que tienes que hacer ahora mismo, no en hacer pruebas con tu sistema.
  6. Organizar: colocar cada cosa en su sitio, no dejar que se apilen en la bandeja de entrada. Mantener el escritorio ordenado, lo que nos ayudará a centrarnos en nuestro trabajo.
  7. Revisar: nuestro sistema y nuestros objetivos de forma semanal. También hacer una revisión semanal y anual. Controlar nuestros progresos en nuestros objetivos semanales, mensuales, anuales y de “vida”.
  8. Simplificar: reduce los objetivos y tareas a lo esencial. Quitar todo lo que sea superfluo. Asegurarse de que las tareas son acordes con nuestros objetivos anuales y de vida durante nuestras revisiones semanales y mensuales.
  9. Crea una rutina: intentar hacer cosas de forma rutinaria en un momento concreto del día. Por ejemplo revisar el correo a primera hora de la mañana, hacer la revisión de nuestras listas a última hora de la tarde…
  10. Encuentra tu pasión: si te apasiona tu trabajo evitarás procrastinar. Encuentra tu pasión e intenta trabajar en ella.

Cómo vemos en estos hábitos hay varios similares a los que existen en GTD. Recopilar por ejemplo es básicamente igual aunque en ZTD intenta simplificarlo, evitando tener múltiples bandejas de entrada centrándose sólo en una.

Básicamente intenta priorizar las tareas que nos ayudan a conseguir los objetivos marcados, desechando las demás. No incluye todo en las listas, sólo aquello que nos encamina a lograr lo que nos hemos marcado.

Se trata de un sistema bastante sencillo, pero que no hay que dejar de atender para que funcione. Personalmente de los 10 hábitos que propone Leo Babauta el que más difícil me parece de llevar a cabo es último. Seguro que muchos estáis de acuerdo.

ZTD: un GTD simplificado parte 1

mayo 4, 2009

Para los que no conozcáis ZTD, o lo que es lo mismo Zen To Done, es una especie de GTD simplificado creado por Leo Babauta. Os recomiendo que visitéis su página web donde tiene interesantes artículos para profundizar en esta metodología.

¿Pero cuál es la diferencia entre el GTD y el ZTD? Para el creador de este sistema, el GTD resulta demasiado complejo para mucha gente que tal vez no necesite de un sistema tan completo como GTD.

Para Leo Babauta hay 5 problemas principales que la gente tiene con GTD.

  1. Cambios de hábitos: GTD supone demasiados cambios de hábitos al mismo tiempo, mientras que en el ZTD se hace de forma progresiva uno de cada vez y al mismo tiempo que se va adoptando el sistema.
  2. GTD no se centra en hacer, se centra más en recopilar y procesar, mientras que ZTD se centra más en hacer. Este punto ha sido de los más criticados en la metodología de David Allen por todos sus seguidores. Aunque según el propio David Allen, es cierto en parte en su libro Getting Things Done, pero no en otros títulos en los que sí profundiza más en la fase de “hacer”.
  3. GTD resulta poco estructurado para mucha gente. ZTD da algunos hábitos y pautas diarias, semanales… que son además opcionales y que sólo deben utilizarse si resultan útiles.
  4. GTD intenta hacer demasiado, cargando nuestras listas con todo sin filtrarlo mientras que ZTD simplifica y se centra en hacer lo importante y en hacerlo bien.
  5. GTD no se centra lo suficiente en tus objetivos, es un sistema de abajo a arriba; en hacer todo lo que llega más que en centrarse en lo realmente importante. ZTD identifica las cosas importantes para el día a día y para la semana, además de hacer una revisión semanal de tus objetivos para concentrase en alcanzarlos a lo largo del año.

Estos son los puntos que Leo Babauta marca como diferenciadores entre ambas metodologías, pero esto no significa, ni mucho menos, que un método sea mejor o peor que el otro. En nuestra mano está decidir cual se adapta mejor a nuestras necesidades, si el GTD más completo y complejo o el ZTD más simple y centrado en las cosas que realmente son importantes para conseguir nuestros objetivos.

No hay que olvidar que nuestro objetivo es gestionar de forma eficaz nuestro tiempo y sacarle la mayor rentabilidad utilizando cualquier método a nuestro alcance y que nos funcione.

En un próximo artículo comentaré los 10 hábitos básicos del método ZTD.