Posted tagged ‘Hacer’

Menos samba y más trabajar

abril 15, 2010

O lo que también podríamos decir, “menos planificar y más hacer”.

El fin de querer mejorar nuestra gestión personal del tiempo no es otro si no hacer y terminar las cosas. En ocasiones, más de las deseadas, nos perdemos en la planificación de las cosas, en pensar cómo, donde y cuando hacer en vez de hacer.

Con todo esto no quiero decir que haya que abandonar radicalmente la planificación, sólo que hay que dedicarle el tiempo suficiente para que cumpla su función, no más.

¿Cómo organizar nuestra tarea de “hacer”?

En el día a día

Básicamente distinguiría dos tipos de “cosas” para hacer:

  1. Las ya previstas, planificadas y que contamos con ellas, es decir mucho más fáciles de gestionar.
  2. Las imprevistas, esas que van surgiendo a lo largo del día y que tendremos que decidir de forma rápida dónde colocarlas dependiendo de su importancia y urgencia.

Nuestro reto es poder combinar ambos tipos, procurar sacar adelante nuestras tareas planificadas para el día y por el camino ir haciendo los imprevistos que vayan surgiendo.

Condicionantes

A la hora de hacer una tarea pueden darse varios condicionantes:

  • El contexto: si no estamos en el sitio adecuado para hacerlo.
  • El tiempo: el que tengamos disponible en ese momento para hacer la tarea.
  • Las energías: las que tengamos nosotros no siempre coinciden con las que requiere la tarea.

Estos condicionantes nos servirán a la hora de elegir que hacer en cada momento. Si uno o varios de estos condicionantes no son acordes con la tarea a realizar tendremos que dejarlo para otra ocasión mejor. En estos casos es mejor posponerlo que dejar una tarea a medias o rendir por debajo de lo que requiere la tarea.

Prioridades

Soy partidario de priorizar nuestras tareas, no todas son igual de importantes ni urgentes aunque todas tengan que hacerse al final. En nuestro día a día siempre tenemos más tareas de las que podemos hacer, así que será fundamental que seleccionemos y priorizar las tareas es básico para que podamos hacer una selección correcta.

Lo más fácil a la hora de priorizar las tareas es ver todo lo que tenemos pendiente, y dependiendo de que se cumplan los condicionantes antes señalados, pensar cual de ellas es la tarea que más beneficios me va a dar si la termino.

Algunos consejos

  • Procura centrarte en sólo una tarea de cada vez, cuando la termines salta a la siguiente.
  • Será necesario, más que probablemente, cambiar la prioridad de las tareas a la largo del día según vayan surgiendo imprevistos, procura que estos cambios te afecten lo menos posible.
  • ¡No te olvides de descansar! también es muy importante para que no disminuya nuestro rendimiento y que podamos desconectar de vez en cuando. Descansos de 5-10 min cada 30-60 min están bien, y algo más largos cuando ya vayamos acumulando demasiadas horas.
  • Delega siempre que puedas alguna tarea.
  • Haz los imprevistos que te requieran menos de dos minutos en el instante que surjan.
  • Aprovecha tus horas de mayor rendimiento. Todos tenemos una franja horaria donde rendimos más, intenta colocar ahí las tareas que requieran ese empujoncito extra.
  • Evita las distracciones y los ladrones de tiempo.
  • Cuanto antes empieces antes terminas. Las cosas pendientes por hacer seguirán estando pendientes a menos que empieces. No seas remolón y ponte a ello.
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Divide y vencerás

marzo 23, 2010

Máxima que algunos atribuyen al emperador romano Julio César y otros a Nicolás Maquiavelo en su libro “El Príncipe”. De cualquier forma se trata de una frase que nos ayuda mucho en nuestra gestión y productividad personal.

En muchas ocasiones nos enfrentamos con una tarea que vamos postergando reiteradamente consciente o inconscientemente debido a su magnitud o la que percibimos como tal. Esta actitud no va a solucionar el problema en ningún caso. Las cosas no se hacen solas y es hora de que “cojamos el toro por los cuernos” y nos enfrentemos a ello.

Puede que percibamos la tarea como algo “enorme”, algo que nos llevará demasiado tiempo. Nos sentimos abrumados por lo que tenemos delante, el estrés se dispara, no sabemos por donde empezar, nos agobiamos y nuestra solución es “pasar de largo” y dedicar nuestro tiempo a otra cosa, dejando la tarea sin hacer y lo que es peor “sine die”.

Sólo está en nuestra mano el cambiar la situación. Si nos sucede algo parecido sólo tenemos que armarnos de valor y empezar, ese es el primer paso que tenemos que dar, tomar la decisión y la determinación de dejar de evitar esa tarea y comenzarla.

Pero, ¿cómo podemos evitar caer en la desesperación como en las ocasiones anteriores? Aquí van algunos consejos:

Divide la tarea en pequeñas y asequibles micro-tareas.

Deja de ponerte excusas, empieza YA ! decide por donde, algo que sea asequible, que no sea demasiado grande como para tirar la toalla al poco de empezar. No caigas en la tentación de estar durante horas y horas decidiendo como dividir la tarea, toma una decisión y actúa.

Antes de empezar la micro-tarea fija un incio y un fin.

Hay que empezar con un final en mente. Puede ser temporal, por ejemplo trabajar en esta tarea durante 30 min, o bien marcar un final establecido, por ejemplo leer 2 capítulos del libro y no parar hasta llegar a la meta fijada independientemente del tiempo necesario, eso sí, ¡¡ no te olvides de hacer las pausas correspondientes si te lleva demasiado tiempo!!


Realiza esas micro-tareas todos los días. Establece una rutina.

De poco nos sirve armarnos de valor un día, dividir esa tarea que tenemos enquistada en nuestra lista de pendientes, hacer y terminar esa micro-tarea que nos hemos propuesto para luego “tirar todo por la borda” y volver a abandonarla a los pocos días. Si queremos llegar hasta el final debemos de ser constantes y no hay nada mejor que establecer una pequeña rutina diaria para lograrlo.

Saborea la finalización de esa micro-tarea como si fuera una pequeña victoria.

Una vez finalices la micro-tarea propuesta para hoy disfruta de ella, tómate algo de tiempo para hacerlo, mira lo que has logrado y saborea esa sensación de haber hecho algo útil y productivo. No tengas prisa, mañana tendrás que librar otra batalla y continuar avanzando, disfruta del momento, de tu pequeña victoria.

Visualiza tus progresos.

Mira como avanzas en tu tarea, disfruta con los logros del día anterior que te ayudarán a seguir adelante. Mira todo lo que has avanzado más que todo lo que aún queda pendiente. Sólo hay un camino y es seguir avanzando.

No te rindas, sigue hasta el final.

Aunque no lo parezca, el final está ahora más próximo que cuando no habías empezado. Que no te entre el agobio, paso a paso llegarás a la meta, vas por buen camino así que no desfallezcas.

¡¡Ya has llegado!!

¡Por fin! después de tiempo y tiempo sin realizar esa tarea has logrado por fin terminarla. Puede que te haya llevado más o menos tiempo de lo previsto al principio, pero al dividirlo en pequeñas y asequibles tareas apenas te has dado cuenta de todo el proceso. Sólo has enfocado tus energías en terminar esa pequeña tarea para ese día sin mirar a “todo eso que aún queda pendiente”. Has divido y has vencido.