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Aprende a decir no

mayo 31, 2010

A lo largo del día, siempre habrá alguien que quiera encomendarnos una tarea para que la hagamos en su lugar. No siempre podemos afrontar todas las peticiones que nos hacen, puesto que ese tiempo que dediquemos a hacer tareas de los demás nos quita tiempo para hacer y finalizar nuestras tareas.

Además el aceptar tareas de otros nos crea estrés por tener que preocuparnos por esa tarea que nos encomendaron, por que una vez aceptada no podemos “dejarlos tirados”. En muchas ocasiones estas tareas que aceptamos tan alegremente no nos suponen nada importante para nosotros.

Decir no nos libera y nos permite centrarnos en lo que de verdad importa.

No debemos sentirnos culpables por decir no a algunas cosas.

Debemos decir no de forma firme pero educada, sin que resulte grosero o brusco. Lo ideal es incluir siempre el no con alguna explicación de por que no se puede hacer esa tarea. Si fuese necesario deberemos repetir la negativa varias veces. Una sonrisa a la vez que se da una negativa la suaviza, da a entender que no se trata de algo personal.

Se sincero, utiliza siempre razones reales para no hacer la tarea. Si es posible no utilizar a terceras personas como excusa.

Debemos siempre agradecer primero el “ofrecimiento” y a continuación dar la negativa.

Una negativa ahora puede ser en un futuro una aceptación. Quizá hoy no pueda asumir la tarea, pero sí en los próximos días. Hay que ofrecer siempre una alternativa “hoy no puedo hacerlo, pero hablamos mañana y vemos que puedo hacer”.

Reuniones en la Gestion de Proyectos

mayo 25, 2010

A la hora de gestionar los proyectos las reuniones son algo fundamental, pero hay que tener mucho cuidado con hacer demasiadas reuniones o de forma innecesaria.

Las reuniones deben de ser eficaces y deben cumplir un propósito, no deben ser una fuente de pérdida de tiempo y de recursos.

Aquí van algunas recomendaciones para organizar las reuniones:

Determinar quién debe asistir.

Es importante tener claro que componentes del equipo deben asistir a al reunión si lo que va a tratar les interesa o no y si ellos pueden aportar a esa reunión.

Aclarar el objeto de la reunión.

El objeto de la reunión debe estar claro antes de convococarla y también debe comunicarse a todos los asistentes para que tengan preparado toda la documentación, datos, reportes… que puedan ser necesarios.

Fijar un “orden del día.

Una vez tengamos claro el objeto de la reunión es importante hacer un listado concreto de los temas a tratar y procurar ceñirse al máximo al mismo.

Fije la duración de la reunión previamente o al comenzar.

Esto nos ayudará, no sólo a evitar que las reuniones se prolonguen de forma innecesaria, si no también a que los asistentes puedan organizar su agenda del día sabiendo cuanto tiempo van a estar reunidos de antemano. Es obvio que la duración prevista está para cumplirla, nada de decir que va a durar 1h y prolongarla durante 3h…

Defina las acciones futuras.

Una reunión debe dar como fruto acciones futuras que deberán ser gestionadas de la forma correcta.

Disponga que alguien redacte un acta.

Una vez terminada la reunión es importante que quede por escrito lo que se trató y las acciones futuras que han salido de ella.

Provocar la aparición de ideas y alternativas.

Dejar siempre unos minutos para ideas y sugerencias, pero contar siempre con ese tiempo a la hora de hacer el orden del día.

¿Reuniones periódicas u ocasionales?

Personalmente no soy partidario de las reuniones periódicas, en muchas ocasiones aportan menos de lo que deberían. Mejor determinar cuando es realmente necesaria una reunión y hacerla que no establecer por norma unas determinadas fechas.

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