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Reuniones en la Gestion de Proyectos

mayo 25, 2010

A la hora de gestionar los proyectos las reuniones son algo fundamental, pero hay que tener mucho cuidado con hacer demasiadas reuniones o de forma innecesaria.

Las reuniones deben de ser eficaces y deben cumplir un propósito, no deben ser una fuente de pérdida de tiempo y de recursos.

Aquí van algunas recomendaciones para organizar las reuniones:

Determinar quién debe asistir.

Es importante tener claro que componentes del equipo deben asistir a al reunión si lo que va a tratar les interesa o no y si ellos pueden aportar a esa reunión.

Aclarar el objeto de la reunión.

El objeto de la reunión debe estar claro antes de convococarla y también debe comunicarse a todos los asistentes para que tengan preparado toda la documentación, datos, reportes… que puedan ser necesarios.

Fijar un “orden del día.

Una vez tengamos claro el objeto de la reunión es importante hacer un listado concreto de los temas a tratar y procurar ceñirse al máximo al mismo.

Fije la duración de la reunión previamente o al comenzar.

Esto nos ayudará, no sólo a evitar que las reuniones se prolonguen de forma innecesaria, si no también a que los asistentes puedan organizar su agenda del día sabiendo cuanto tiempo van a estar reunidos de antemano. Es obvio que la duración prevista está para cumplirla, nada de decir que va a durar 1h y prolongarla durante 3h…

Defina las acciones futuras.

Una reunión debe dar como fruto acciones futuras que deberán ser gestionadas de la forma correcta.

Disponga que alguien redacte un acta.

Una vez terminada la reunión es importante que quede por escrito lo que se trató y las acciones futuras que han salido de ella.

Provocar la aparición de ideas y alternativas.

Dejar siempre unos minutos para ideas y sugerencias, pero contar siempre con ese tiempo a la hora de hacer el orden del día.

¿Reuniones periódicas u ocasionales?

Personalmente no soy partidario de las reuniones periódicas, en muchas ocasiones aportan menos de lo que deberían. Mejor determinar cuando es realmente necesaria una reunión y hacerla que no establecer por norma unas determinadas fechas.

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Tareas y proyectos en GTD

junio 11, 2009

Cuando comenzamos a utilizar GTD muchos caemos en el error de no distinguir realmente lo que son tareas o próximas acciones de lo que son proyectos.

David Allen deja bien claro que los proyectos son todo aquello que requiera más de un paso (acción) para que esté finalizado.

En muchas ocasiones, según esa definición de David Allen, tendremos pequeños proyectos de pocos pasos que los que empezamos algún día en esto del GTD solemos colocar erroneamente en la lista de próximas acciones. Es decir eran pequeñas cosas pero que aún así requerían más de un paso para poder finalizarse.

Este error nos lleva en ocasiones a dejar esa mal llamada tarea pendiente de forma indefinida, al no identificarla como un proyecto e ir desgranando los sucesivos pasos.

¿Algunos ejemplos de proyectos mal llamados tareas?

  • Contratar nueva secretaria
  • Reformar la casa
  • Fotocopiar un libro

No nos damos cuenta de que se trata de pequeños proyectos con varios pasos. En el caso de contratrar a una nueva secretaria, tendriamos que hacer un proceso de selección, decidir si va a ser la propia empresa quien lo haga o una externa, quién se va a encargar de ello si es la propia empresa la que lo hace, decidir que criterios debe tener el nuevo personal…

Con la reforma de la casa sucede lo mismo. Tendremos que pedir presupuestos, decidir materiales, contratar a alguien que haga la reforma o hacerla nosotros mismos, comprar todo lo necesario, pedir permisos si corresponde…

Incluso con fotocopiar un libro que parece una tarea simple podemos desgranarla en algunos pasos como: hacerse con el libro a fotocopiar, llevarlo a la fotocopiadora y recogerlo en la fecha acordada. Como veis algo que parece tan sencillo en realidad nos requiere de varios pasos.

Es importante distinguir bien si se trata de una sola acción a realizar o de varias, sólo hay que pensar cual es el siguiente paso y si con este ya podemos dar por finalizada la tarea. Si requiere más de una acción se trata de un “proyecto” y debemos incluirlo como tal en nuestra lista de proyectos para que nos sirva de recordatorio durante nuestro repaso semanal y las acciones o pasos que debamos ir dando para finalizarlo deberán de ir a nuestra lista de próxima acciones.

¿Cuándo debemos tomar esa decisión? durante la fase de procesado de nuestra bandeja de entrada. Ahí veremos si lo que hemos anotado es algo que requiere un paso o más y en la siguiente fase de organización es cuando deberemos anotarlo en las listas correspondientes.

Puede ser que llegados a este punto nos demos cuenta de que tengamos entre manos un pequeño proyecto que nos requiere más esfuerzo y pasos de los que podemos acometer en ese instante. Ahí es cuando entra en acción nuestra fantástica lista de algún día / quizá donde nuestro proyecto quedará latente a la espera de que podamos llevarlo a cabo. Por ejemplo a que tengamos la liquidez suficiente para hacer esa reforma de la casa que tanto deseamos hacer…