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ZTD: un GTD simplificado, parte 2

mayo 6, 2009

El otro día había hablado sobre las principales diferencias entre el GTD y el ZTD siempre desde el punto de vista del creador de esta última metodología, Leo Babauta.

Hoy trataré de explicar los 10 hábitos fundamentales del ZTD. Como vimos en el anterior artículo, una de las críticas al GTD es que intenta cambiar muchos hábitos y de forma simultánea por lo que Leo Babauta en su ZTD lo que predica es que vayamos poco a poco adoptando cada hábito. Recomienda empezar por uno cada vez, centrarse en él unos días y cuando lo tengamos perfectamente asumido pasar al siguiente. En ningún caso deberíamos practicar más de 2 o 3 hábitos de forma simultánea.

  1. Recopilar: anotar cualquier idea, proyecto o cualquier cosa que tengamos en la cabeza (muy similar a GTD). Recomienda utilizar un pequeño bloc de notas cuanto más sencillo mejor y una vez en casa vaciar las anotaciones a una lista “to-do”.
  2. Procesar: tomar decisiones rápidas, evitar procrastinar en este paso. Comenzar de abajo a arriba en la bandeja de entrada. Hacerlo una o dos veces al día. El resultado es igual que en GTD: aplicar la regla de los 2 minutos, delegar, tirar, archivar, añadir a listas…
  3. Planificar: listar de forma semanal las “cosas claves” que queramos hacer. Cada día hacer una lista con “las cosas más importantes” para hacer y hacerlas lo antes posible para evitar que queden sin hacer.
  4. Hacer: una tarea cada vez, sin distracciones. Evitar la multitarea a toda costa. Elegir preferiblemente unas de las tareas marcadas como “más importantes”.
  5. Un sistema sencillo y confiable: hacer listas sencillas y revisarlas diariamente. Hacer listas contextuales como en GTD. Hacerlo sencillo y centrarse en lo que tienes que hacer ahora mismo, no en hacer pruebas con tu sistema.
  6. Organizar: colocar cada cosa en su sitio, no dejar que se apilen en la bandeja de entrada. Mantener el escritorio ordenado, lo que nos ayudará a centrarnos en nuestro trabajo.
  7. Revisar: nuestro sistema y nuestros objetivos de forma semanal. También hacer una revisión semanal y anual. Controlar nuestros progresos en nuestros objetivos semanales, mensuales, anuales y de “vida”.
  8. Simplificar: reduce los objetivos y tareas a lo esencial. Quitar todo lo que sea superfluo. Asegurarse de que las tareas son acordes con nuestros objetivos anuales y de vida durante nuestras revisiones semanales y mensuales.
  9. Crea una rutina: intentar hacer cosas de forma rutinaria en un momento concreto del día. Por ejemplo revisar el correo a primera hora de la mañana, hacer la revisión de nuestras listas a última hora de la tarde…
  10. Encuentra tu pasión: si te apasiona tu trabajo evitarás procrastinar. Encuentra tu pasión e intenta trabajar en ella.

Cómo vemos en estos hábitos hay varios similares a los que existen en GTD. Recopilar por ejemplo es básicamente igual aunque en ZTD intenta simplificarlo, evitando tener múltiples bandejas de entrada centrándose sólo en una.

Básicamente intenta priorizar las tareas que nos ayudan a conseguir los objetivos marcados, desechando las demás. No incluye todo en las listas, sólo aquello que nos encamina a lograr lo que nos hemos marcado.

Se trata de un sistema bastante sencillo, pero que no hay que dejar de atender para que funcione. Personalmente de los 10 hábitos que propone Leo Babauta el que más difícil me parece de llevar a cabo es último. Seguro que muchos estáis de acuerdo.

ZTD: un GTD simplificado parte 1

mayo 4, 2009

Para los que no conozcáis ZTD, o lo que es lo mismo Zen To Done, es una especie de GTD simplificado creado por Leo Babauta. Os recomiendo que visitéis su página web donde tiene interesantes artículos para profundizar en esta metodología.

¿Pero cuál es la diferencia entre el GTD y el ZTD? Para el creador de este sistema, el GTD resulta demasiado complejo para mucha gente que tal vez no necesite de un sistema tan completo como GTD.

Para Leo Babauta hay 5 problemas principales que la gente tiene con GTD.

  1. Cambios de hábitos: GTD supone demasiados cambios de hábitos al mismo tiempo, mientras que en el ZTD se hace de forma progresiva uno de cada vez y al mismo tiempo que se va adoptando el sistema.
  2. GTD no se centra en hacer, se centra más en recopilar y procesar, mientras que ZTD se centra más en hacer. Este punto ha sido de los más criticados en la metodología de David Allen por todos sus seguidores. Aunque según el propio David Allen, es cierto en parte en su libro Getting Things Done, pero no en otros títulos en los que sí profundiza más en la fase de “hacer”.
  3. GTD resulta poco estructurado para mucha gente. ZTD da algunos hábitos y pautas diarias, semanales… que son además opcionales y que sólo deben utilizarse si resultan útiles.
  4. GTD intenta hacer demasiado, cargando nuestras listas con todo sin filtrarlo mientras que ZTD simplifica y se centra en hacer lo importante y en hacerlo bien.
  5. GTD no se centra lo suficiente en tus objetivos, es un sistema de abajo a arriba; en hacer todo lo que llega más que en centrarse en lo realmente importante. ZTD identifica las cosas importantes para el día a día y para la semana, además de hacer una revisión semanal de tus objetivos para concentrase en alcanzarlos a lo largo del año.

Estos son los puntos que Leo Babauta marca como diferenciadores entre ambas metodologías, pero esto no significa, ni mucho menos, que un método sea mejor o peor que el otro. En nuestra mano está decidir cual se adapta mejor a nuestras necesidades, si el GTD más completo y complejo o el ZTD más simple y centrado en las cosas que realmente son importantes para conseguir nuestros objetivos.

No hay que olvidar que nuestro objetivo es gestionar de forma eficaz nuestro tiempo y sacarle la mayor rentabilidad utilizando cualquier método a nuestro alcance y que nos funcione.

En un próximo artículo comentaré los 10 hábitos básicos del método ZTD.