Recetas antiproductivas

Hoy voy a daros algunas recetas antiproductivas, todo lo que debéis hacer si no queréis gestionar vuestro tiempo de una manera eficaz. Algunas recetas para mermar lo máximo posible vuestra productividad personal.

• No simplifiques, complica siempre todas las acciones lo máximo posible.
• Planifica y revisa sin descanso. Consume todo tu tiempo con planificación y revisión y no hagas.
• Asiste a todas las reuniones que tengas, cuanto menos productivas y peor organizadas mejor.
• Procrastinar es tu máxima. ¿Para que hacer hoy lo que puedes dejar para mañana?
• No dividas tus proyectos en pequeñas tareas, intenta hacerlos de una sola vez, eso te garantiza el fracaso.
• Permite que los ladrones de tiempo tomen el control. Ese compañero charlatán, interrupciones telefónicas continuas…
• Deja las tareas que requieran más energía para el momento del día en el que estás mas cansado.
• Multitarea siempre, cuantas más cosas hagas a la vez mejor, jamás te centres en una sola cosa.
• No termines nunca nada, deja todas las tareas a medias y salta a la siguiente.
• Deja que todo este en tu cabeza, no anotes nunca nada, cuantas más cosas tengas en la cabeza dándote vueltas mejor.
• No des prioridad a tus tareas, no hagas nunca las tareas que de verdad cuentan en tu vida, pierde el tiempo con tareas que no suman.
• No tengas ordenado tu lugar de trabajo, cuanto más caos y más posibles distracciones mejor.

Estas no son todas, pero sí algunas de las cosas que podéis hacer si queréis malgastar de verdad vuestro tiempo. Al final del día siguiendo estas pequeñas recetas antiproductivas veréis como se pasan las horas sin hacer realmente nada productivo. Garantizado.

¿Y tú? ¿tienes algunas recetas antiproductivas?

Gestionar nuestras llamadas

Las llamadas telefónicas pueden ser uno de nuestros mayores enemigos en nuestra productividad personal, por eso es muy importante saber gestionarlas de la manera correcta.

Como es evidente, dependerá de nuestro trabajo el gestionar las llamadas de una forma o de otra, pero a nivel particular, fuera de nuestro entorno laboral, podremos gestionarlas con mayor libertad.

¿Por donde empezar?

Lo principal es averiguar como nos afectan las llamadas en este momento. Cuanto tiempo nos quitan en el día a día. Para ello debemos analizar nuestras llamadas.

• ¿Nos llaman o llamamos?
• ¿Quien nos llama o a quien llamamos?
• ¿Con que frecuencia?
• ¿Que duración tienen nuestras llamadas?
• ¿Que motivo tiene la llamada?
• ¿Son llamadas productivas o perdemos el tiempo hablando de cosas banales?

Con todos estos datos seremos capaces de tener una mejor visión de nuestras llamadas para tomar las decisiones más acertadas a la hora de mejorar nuestra gestión.

Llamadas entrantes

Podremos mejorar nuestra gestión de la siguiente manera:

• Aceptando llamadas sólo en un horario determinado, siempre que nuestro trabajo nos lo permita.
• Tener la información necesaria para la llamada preparada si ya sabemos que nos van a llamar.
• Limitar el tiempo de la llamada al empezar la conversación. Un simple «tengo cinco minutos» bastará siempre que cumplamos el tiempo que hemos establecido finalizando la conversación.
• Dejar que la secretaria o un compañero se ocupe de las llamadas durante un tiempo para evitar interrupciones. Es importante que la/s persona/s que reciban las llamadas durante ese tiempo tomen buena nota de las llamadas recibidas para gestionarlas más tarde.
• Avisar a los compañeros que durante los próximos minutos/horas no podremos atender llamadas.
• Y el más drástico de todos, no contestar el teléfono.

Llamadas salientes

• Estas resultan más fáciles de gestionar al depender totalmente de nosotros. Algunos consejos:
• Planificar nuestras llamadas, tener preparado todo lo necesario, anotados los puntos a tratar, persona de contacto, motivo de la llamada, documentos, material para tomar notas…
• Procurar hacer llamadas cortar, tener a la vista un reloj nos ayudará a controlar el tiempo.
• Intentar agrupar nuestras llamadas salientes en varios momentos del día y hacerlas todas juntas hasta terminar con todas las llamadas.

El teléfono móvil

En la actualidad ya es casi más un complemento más del día a día como si de una prenda más de ropa se tratara. Lo llevamos todo el día encima, encendido y siempre disponible.

Puede ser un gran aliado, pero también el peor de nuestros enemigos. Si necesitas concentración absoluta apágalo, no tengas miedo, el mundo seguirá girando aunque lo hagas. Ten presente que el móvil es una herramienta y que tú no eres su esclavo 24/7.

Si estás localizable en un teléfono fijo es ridículo tener ambas vías de comunicación abiertas.

Aprovéchate de la tecnología, llamada en espera, contestador, desvío de llamadas… está ahí para ayudarnos.

¿Y tú, cómo gestionas tus llamadas?

Menos samba y más trabajar

O lo que también podríamos decir, «menos planificar y más hacer».

El fin de querer mejorar nuestra gestión personal del tiempo no es otro si no hacer y terminar las cosas. En ocasiones, más de las deseadas, nos perdemos en la planificación de las cosas, en pensar cómo, donde y cuando hacer en vez de hacer.

Con todo esto no quiero decir que haya que abandonar radicalmente la planificación, sólo que hay que dedicarle el tiempo suficiente para que cumpla su función, no más.

¿Cómo organizar nuestra tarea de «hacer»?

En el día a día

Básicamente distinguiría dos tipos de «cosas» para hacer:

1. Las ya previstas, planificadas y que contamos con ellas, es decir mucho más fáciles de gestionar.
2. Las imprevistas, esas que van surgiendo a lo largo del día y que tendremos que decidir de forma rápida dónde colocarlas dependiendo de su importancia y urgencia.

Nuestro reto es poder combinar ambos tipos, procurar sacar adelante nuestras tareas planificadas para el día y por el camino ir haciendo los imprevistos que vayan surgiendo.

Condicionantes

A la hora de hacer una tarea pueden darse varios condicionantes:

• El contexto: si no estamos en el sitio adecuado para hacerlo.
• El tiempo: el que tengamos disponible en ese momento para hacer la tarea.
• Las energías: las que tengamos nosotros no siempre coinciden con las que requiere la tarea.

Estos condicionantes nos servirán a la hora de elegir que hacer en cada momento. Si uno o varios de estos condicionantes no son acordes con la tarea a realizar tendremos que dejarlo para otra ocasión mejor. En estos casos es mejor posponerlo que dejar una tarea a medias o rendir por debajo de lo que requiere la tarea.

Prioridades

Soy partidario de priorizar nuestras tareas, no todas son igual de importantes ni urgentes aunque todas tengan que hacerse al final. En nuestro día a día siempre tenemos más tareas de las que podemos hacer, así que será fundamental que seleccionemos y priorizar las tareas es básico para que podamos hacer una selección correcta.

Lo más fácil a la hora de priorizar las tareas es ver todo lo que tenemos pendiente, y dependiendo de que se cumplan los condicionantes antes señalados, pensar cual de ellas es la tarea que más beneficios me va a dar si la termino.

Algunos consejos

• Procura centrarte en sólo una tarea de cada vez, cuando la termines salta a la siguiente.
• Será necesario, más que probablemente, cambiar la prioridad de las tareas a la largo del día según vayan surgiendo imprevistos, procura que estos cambios te afecten lo menos posible.
• ¡No te olvides de descansar! también es muy importante para que no disminuya nuestro rendimiento y que podamos desconectar de vez en cuando. Descansos de 5-10 min cada 30-60 min están bien, y algo más largos cuando ya vayamos acumulando demasiadas horas.
• Delega siempre que puedas alguna tarea.
• Haz los imprevistos que te requieran menos de dos minutos en el instante que surjan.
• Aprovecha tus horas de mayor rendimiento. Todos tenemos una franja horaria donde rendimos más, intenta colocar ahí las tareas que requieran ese empujoncito extra.
• Evita las distracciones y los ladrones de tiempo.
• Cuanto antes empieces antes terminas. Las cosas pendientes por hacer seguirán estando pendientes a menos que empieces. No seas remolón y ponte a ello.

Soltando lastre

En muchas ocasiones por mucho empeño que pongamos en mejorar nuestra gestión del tiempo no lo logramos, al día le siguen «faltando horas».

El tiempo por mucho que queramos es inmutable, el día tiene las horas que tiene y no hay forma de cambiarlo, pero sí que podemos influir en cómo aprovechamos esas horas y sobre todo para qué las usamos.

Aquí van algunos consejos prácticos:

Analiza en qué gastas tu tiempo

Párate un momento a pensar en que tareas y proyectos has gastado tu tiempo estos últimos días. También puedes dedicarte durante 2 o 3 días para a anotar en una hoja cada tarea que haces y cuanto tiempo le dedicas para poder tener una visión más precisa. Por ejemplo: de 9 a 10 revisar el correo, de 10 a 10:30 café, de 10:30 a 11:15 reunión… Anota la hora de inicio y fin de cada tarea.

Selecciona tus tareas

El archiconocido Principio de Pareto nos puede resultar de gran ayuda llegados a este punto. Ya tenemos analizado cómo y en qué ocupamos nuestro tiempo, es hora de hacer una selección.  Pareto nos dice que el 20% de nuestro tiempo nos produce el 80% de resultados y que por lo tanto el 80% del tiempo restante sólo nos reporta un 20% de los resultados, es decir, básicamente estamos «perdiendo» el tiempo en un 80%. Analiza los datos obtenidos en el paso anterior e identifica esas tareas del 20%-80% las que realmente nos «crean valor», calcula cuanto tiempo liberarías desprendiendote de esas otras tareas 80-20%, las que apenas aportan. Tal vez con esta sencilla selección consigamos sacar unas «horas extras» al día que podremos utilizar para cosas que realmente nos aporten resultados.

Mantén tu sistema

Ya hemos analizado nuestro «consumo» de horas y ya hemos hecho una selección de tareas librándonos de las menos eficaces para conseguir los resultados deseados, así que llega la hora de mantener nuestro sistema en marcha y funcionando. Es muy importante que no volvamos a caer en cargar nuestros días haciendo cosas innecesarias por lo que será necesario volver a revisar de vez en cuando en qué gastamos nuestro tiempo y si esas tareas siguen aportando algo. Recuerda que vivimos en un mundo muy cambiante y cosas que a día de hoy nos pueden parecer indispensables, mañana pueden no tener ningún sentido.

Divide y vencerás

Máxima que algunos atribuyen al emperador romano Julio César y otros a Nicolás Maquiavelo en su libro «El Príncipe». De cualquier forma se trata de una frase que nos ayuda mucho en nuestra gestión y productividad personal.

En muchas ocasiones nos enfrentamos con una tarea que vamos postergando reiteradamente consciente o inconscientemente debido a su magnitud o la que percibimos como tal. Esta actitud no va a solucionar el problema en ningún caso. Las cosas no se hacen solas y es hora de que «cojamos el toro por los cuernos» y nos enfrentemos a ello.

Puede que percibamos la tarea como algo «enorme», algo que nos llevará demasiado tiempo. Nos sentimos abrumados por lo que tenemos delante, el estrés se dispara, no sabemos por donde empezar, nos agobiamos y nuestra solución es «pasar de largo» y dedicar nuestro tiempo a otra cosa, dejando la tarea sin hacer y lo que es peor «sine die».

Sólo está en nuestra mano el cambiar la situación. Si nos sucede algo parecido sólo tenemos que armarnos de valor y empezar, ese es el primer paso que tenemos que dar, tomar la decisión y la determinación de dejar de evitar esa tarea y comenzarla.

Pero, ¿cómo podemos evitar caer en la desesperación como en las ocasiones anteriores? Aquí van algunos consejos:

Divide la tarea en pequeñas y asequibles micro-tareas.

Deja de ponerte excusas, empieza YA ! decide por donde, algo que sea asequible, que no sea demasiado grande como para tirar la toalla al poco de empezar. No caigas en la tentación de estar durante horas y horas decidiendo como dividir la tarea, toma una decisión y actúa.

Antes de empezar la micro-tarea fija un incio y un fin.

Hay que empezar con un final en mente. Puede ser temporal, por ejemplo trabajar en esta tarea durante 30 min, o bien marcar un final establecido, por ejemplo leer 2 capítulos del libro y no parar hasta llegar a la meta fijada independientemente del tiempo necesario, eso sí, ¡¡ no te olvides de hacer las pausas correspondientes si te lleva demasiado tiempo!!

Realiza esas micro-tareas todos los días. Establece una rutina.

De poco nos sirve armarnos de valor un día, dividir esa tarea que tenemos enquistada en nuestra lista de pendientes, hacer y terminar esa micro-tarea que nos hemos propuesto para luego «tirar todo por la borda» y volver a abandonarla a los pocos días. Si queremos llegar hasta el final debemos de ser constantes y no hay nada mejor que establecer una pequeña rutina diaria para lograrlo.

Saborea la finalización de esa micro-tarea como si fuera una pequeña victoria.

Una vez finalices la micro-tarea propuesta para hoy disfruta de ella, tómate algo de tiempo para hacerlo, mira lo que has logrado y saborea esa sensación de haber hecho algo útil y productivo. No tengas prisa, mañana tendrás que librar otra batalla y continuar avanzando, disfruta del momento, de tu pequeña victoria.

Visualiza tus progresos.

Mira como avanzas en tu tarea, disfruta con los logros del día anterior que te ayudarán a seguir adelante. Mira todo lo que has avanzado más que todo lo que aún queda pendiente. Sólo hay un camino y es seguir avanzando.

No te rindas, sigue hasta el final.

Aunque no lo parezca, el final está ahora más próximo que cuando no habías empezado. Que no te entre el agobio, paso a paso llegarás a la meta, vas por buen camino así que no desfallezcas.

¡¡Ya has llegado!!

¡Por fin! después de tiempo y tiempo sin realizar esa tarea has logrado por fin terminarla. Puede que te haya llevado más o menos tiempo de lo previsto al principio, pero al dividirlo en pequeñas y asequibles tareas apenas te has dado cuenta de todo el proceso. Sólo has enfocado tus energías en terminar esa pequeña tarea para ese día sin mirar a «todo eso que aún queda pendiente». Has divido y has vencido.

Cómo aplico GTD

Hoy me gustaría compartir con vosotros mi «sistema» de GTD. No se trata de un sistema «purista» como nos ocurre a la gran mayoría, si no adaptado a mis necesidades concretas y que aún tiene cosas por pulir y mejorar, imagino que como todos.

En primer lugar debería separar mi vida profesional de mi vida privada, puesto que utilizo dos sistemas totalmente diferentes. En mi caso me resulta imposible utilizar el mismo sistema en ambos casos debido a la naturaleza de mi trabajo.

VIDA PROFESIONAL

En mi trabajo no aplico GTD, al menos no el que estamos acostumbrados. Por lo general en mi trabajo las tareas son prácticamente inmediatas o como mucho son «proyectos» que duran apenas una semana.

Cada «proyecto» tiene su correspondiente carpeta, en mi caso utilizo «uñeros» para organizarlo. Dentro va toda la documentación correspondiente a dicho proyecto, así como las acciones que voy realizando. ¿Qué hago con las próximas acciones? Pues muy sencillo, las defino y las anoto en una pequeña hoja de papel que pongo delante a la vista. Luego la carpeta va a su correspondiente bandeja de entrada (tengo 3 clásicas bandejas de plástico translúcido) cada una con su función. Una vez está completado todo el proyecto, sólo queda facturarlo al cliente y seguir su camino en otro departamento. Como veis las próximas acciones van anotadas directamente en cada proyecto a la vista, lo único que tengo que hacer es revisar períodicamente esas carpetas y con un simple golpe de vista ya se que cosas están pendientes. En un día normal de trabajo pueden ser apenas 15 o 20. Así que no anoto nada en ninguna lista de acciones siguientes como sería «obligado» en GTD.

Pero, ¿y que pasa con el resto de tareas que no estan vinculadas directamente con un proyecto?. Pues también utilizo un sistema muy sencillo, simplemente tengo una libreta con la fecha del día en curso y debajo voy anotando todas las cosas que tengo que hacer y marcándolas una vez realizadas, de este modo localizo rápidamente cuales quedan pendientes. No las tengo ordenadas por contextos ni nada, simplemente una detrás de otra. No son más de 20-25 al día, y en ocasiones bastante menos. En realidad la mayor parte de mi trabajo requiere inmediatez, descolgar el teléfono y hacer una llamada, enviar un fax…

No utilizo calendario ni organizador por que no tengo tareas a largo plazo. Así que no necesito marcar algo en el calendario para dentro de dos semanas o seis meses.

El email es algo que utilizo bastante, pero suelen ser comunicaciones rápidas. Utilizo unos filtros en Outlook para organizar rápidamente según el remitente del mensaje y así tenerlo más organizado. Los archivos adjuntos, si los hay, son archivados en las correspondientes carpetas en el ordenador para futuras consultas. Como el resto, se trata de cosas bastante inmediatas, y pierden su validez pasado un tiempo. Por lo general borro todos los mensajes con más de 6 meses por que pasado ese tiempo resultan totalmente innecesarios.

Como veis en mi trabajo las cosas son bastante inmediatas y tienen una «fecha de caducidad muy corta», así que la máxima es: «hazlo ahora, o no lo hagas» lo que reduce bastante mis necesidades en cuanto a aplicar GTD.

A parte de esos proyectos tengo varias tareas rutinarias con facturación, costes etc, que tengo totalmente asimiladas y que voy realizando en los «tiempos muertos» que me dejan las tareas más inmediatas.

VIDA PRIVADA

Aquí cambia bastante la cosa. Sí que intento aplicar GTD más «puro» que en mi vida profesional.

Para organizarme utilizo varias herramientas de alto y bajo nivel tecnológico. En mi «despacho» tengo una bandeja de entrada de plástico donde coloco todo lo que voy recopilando. Varios tacos de hojas pequeñas, un taco de post-it, material de escritura, algún rotulador, carpetas de plástico y de cartón, ordenador, móvil…

¿Cómo lo utilizo? Intento en la medida de lo posible hacer todo lo que puedo directamente en el ordenador, en mi caso un iMac. Para ello utilizo el programa Things, con el que gestiono mis listas de proyectos, acciones siguientes, areas de responsabilidad… organizado todo por contextos. Anoto cada cosa que tiene una fecha concreta para realizarse o algún recordatorio importante en el calendario de iCal con las alarmas correspondientes, y que sincronizo con mi móvil con iSync, por si en ese preciso instante no estoy en casa. Esta sincronización es de doble dirección, si no estoy en casa también puedo anotar en el móvil cosas que tengo que hacer en el futuro, o cosas que quiero anotar luego en Things y que al sincronizar aparecerán en el ordenador para procesarlas como sea necesario.

Además utilizo las carpetas para crear mis proyectos si son en formato de papel, y el programa Evernote para crear mis carpetas de proyectos «online» con cosas que voy encontrado por la red, documentos, etc, ideal sobre todo al ser multiplataforma y poder consultarlo desde cualquier sitio donde tenga conexión a internet. (Lástima no ser poseedor de un iPhone para tenerlo disponible más a menudo). En ningún caso utilizo Evernote para anotar mis acciones siguientes ni mis listas de proyectos, simplemente lo utilizo como un archivo de material de consulta o de material de apoyo.

Un caso práctico: si estoy planificando mis vacaciones creo ese proyecto dentro de Things y voy definiendo las acciones siguientes. El material que voy obteniendo de esas acciones siguientes lo voy archivando en una carpeta física si es en papel, y en el Evernote si voy sacando información de internet, como planos, sitios que visitar, ofertas de agencias de viajes, tipo de cambio de la moneda en destino, datos de interés, etc, organizados por temática. Así que voy combinando alta y baja tecnología según mis necesidades.

Para algunas cosas sigo utilizando el clásico dúo papel-boli, como por ejemplo a la hora de hacer mapas mentales, de plasmar sobre papel algunas ideas, de hacer un pequeño resumen de algo etc. Me resulta mucho más fácil hacerlo así que con algún tipo de software, más fácil y también más rápido y más flexible para lo que necesito.

Las ideas que voy teniendo sobre la marcha, las anoto en Things si estoy en el ordenador o en cualquier papel que procuro tener a mano. Por ejemplo estoy viendo la TV y veo el anuncio de una película o disco del que me gustaría disfrutar en un futuro y me lo anoto y lo paso a la lista de Algún día/Quizá en Things. Todo acaba en la bandeja de entrada de Things cuando es posible y desde ahí proceso y organizo.

Procuro hacer una revisión semanal los viernes después de terminar el trabajo para ver «como va todo» y que cosas tengo que ir ajustando. También hago una revisión diaria más superficial en mi lista de acciones siguientes y renegocio algunas de ellas, dependiendo de mi energía y tiempo disponibles.

Dedico poco tiempo a los «niveles superiores» y es un error que tengo que corregir. Planifico poco a largo plazo, quizá por que en este momento tengo demasiadas cosas que hacer a corto plazo y que no me dejan centrarme en ese tipo de cosas como debería por lo que muchos de esos «proyectos de futuro» se encuentran en la lista de Algún día / Quizá, lo que no me satisface del todo como solución ya que no me permite «sacar todo de mi cabeza».

Seguro que me dejo alguna cosa en el tintero y espero no haberos aburrido demasiado con este artículo que espero que encontreis de alguna utilidad.

P.D. Acepto consejos para mejorar mi organización/sistema, sobre todo en el punto de los niveles superiores!

Un buen objetivo: la base para lograr el éxito.

¿Cuantas veces hemos intentado hacer algo y hemos fracasado en el intento? seguramente nos ha sucedido en muchas ocasiones.

Estos fracasos pueden ser consecuencia de un mal inicio, es decir, de una mala elección de los objetivos, o mejor dicho de una mala definición de los objetivos a cumplir.

¿Qué requisitos deben cumplir para que sean «buenos» objetivos? veamos algunas pistas:

• Específicos: tener claro que es lo que queremos lograr.
• Medibles: debemos ser capaces de cuantificarlos para hacer un seguimiento.
• Alcanzables: no deben de ser fáciles, pero sí posibles de realizar. No podemos pretender hablar perfecto el chino mandarín en 2 h de estudio… pero sí quizá defendernos en unos meses.
• Relevantes: deben ser cosas que te importen, de este modo será más fácil lograrlo.
• Temporales: deben tener una fecha fin, no pueden prolongarse en el tiempo indefinidamente. Si no tenemos una meta clara en el tiempo caeremos en la trampa de postergarlo indefinidamente al no tener un «plazo» claro para cumplirlo. Nuestra «amiga» la procrastinación aparecerá para ayudarnos a demorar las cosas «sine díe».

Veamos algunos ejemplos de objetivos:

Aumentar las ventas  MAL

Aumentar las ventas un 2% durante el tercer trimestre BIEN

Hacer ejercicio MAL

Salir a correr Lunes y Miercoles 1 h durante el próximo año BIEN

Un buen objetivo puede ser por tanto la clave para lograr el éxito, aunque no lo garantice, pero comenzar con un mal objetivo definido de forma pobre e incompleto nos asegura prácticamente el fracaso.

La planificación natural de proyectos

Hoy me gustaría comentar en que consiste la planificación natural de proyectos. Básicamente consiste en aplicar cinco fases:

1.Propósitos y Principios

El propósito nos das las respuestas al ¿por qué? Con los propósitos logramos:

Definir el éxito, sin él no podremos saber si lo hemos logrado o no.
Genera criterios para la toma de decisiones. Dependiendo del propósito actuaremos de distinta forma.
Distribuye los recursos.
Motiva. Sin un propósito definido es difícil encontrar una motivación para realizar el proyecto.
Aclara el enfoque.
Hace aumentar las opciones y el pensamiento creativo.

Los principios nos ayudan a definir los parámetros de la acción y los criterios para la óptima realización de la tarea. Son nuestros valores y nuestros estándares.

A la hora de planificar una convención por ejemplo definiremos nuestros propósitos y principios que podrían ser: traer como ponentes a los mejores especialistas en la materia, atraer al menos a 200 personas al evento, nuestra motivación podría ser que la gente se fuera contenta después de la convención y que pensaran que fue algo útil….

2. Resultados
Es importante que visualicemos el resultado que queremos obtener, debemos crear una imagen clara de lo que queremos y concentrarnos en ella. Un corredor tiene claro en su mente que su objetivo es llegar a la meta para finalizar su cometido, con nuestro proyecto ocurre algo parecido, debemos ver cual es la meta que queremos alcanzar.

¿Cuál es nuestro objetivo con este proyecto? Si habláramos por ejemplo de una reducción en los costes de una empresa tendríamos que ser capaces de ver el resultado que queremos obtener, por ejemplo, una rebaja del 2% en gastos en consumibles de oficina durante el año en curso. Los resultados al igual que los propósitos nos sirven de faro, de guía para llegar a buen puerto en nuestro proyecto, en caso contrario estaríamos a la deriva sin rumbo fijo. Hay q visualizar el resultado para encaminarnos hacia él.

3. Lluvia de ideas

Lo mejor para definir esta fase es utilizar una cita de Linus Pauling “La mejor manera de tener una buena idea es tener muchas ideas”. Pero ¿cómo organizar estas ideas? En esta fase entra en juego la técnica de los Mapas Mentales, que consiste básicamente en colocar la idea principal en el centro y poco a poco ir desarrollando el resto de las ideas alrededor de ella. Es importante que capturemos y visualicemos las ideas que van surgiendo por que nos llevarán a tener nuevas ideas.

En esta fase es muy importante que no juzguemos ni evaluemos las ideas, y mucho menos criticarlas, ya habrá tiempo para eso más adelante. Lo importante es que haya cantidad de ideas más que “buenas” ideas, no hay que descartar nada. El análisis y la organización es tema de la siguiente fase.

Un ejemplo de éxito de esta fase fueron los guionistas de la serie “Friends” con sus sesiones de “tormentas de ideas” donde cualquier idea para el guión por muy absurda que pareciera estaba permitida. El resultado: 10 años de guiones de una serie de gran éxito.

4. Organizar

En esta fase es cuando debemos organizar las ideas, darles una secuencia, ver que es lo más importante para asegurarnos del éxito de un proyecto.

En esta fase y dependiendo de la complejidad de nuestro proyecto podremos necesitar del apoyo de algunas herramientas de software como MS Project, diagramas de Gantt, anotaciones en una papel….

En esta fase es cuando debemos identificar las partes más significativas. Distribuir el proyecto por componentes, secuencias y prioridades y detallar el proyecto hasta el grado que sea necesario.

5. Acciones siguientes

En esta fase debemos definir las acciones siguientes, ver que si hay tareas dependientes unas de otras, cuales dependen de otras personas, cuales pueden realizarse de forma simultánea, etc.

En nuestro día a día la mayoría de los proyectos no requieren las cinco fases de la planificación natural, en realidad aproximadamente un 5% de ellos lo requieren. Para la gran mayoría de nuestros proyectos personales con una simple lista de resultados deseados y otra lista de acciones siguientes será más que suficiente. Para proyectos de mayor envergadura la planificación natural podría ser de gran utilidad.

Tareas y proyectos en GTD

Cuando comenzamos a utilizar GTD muchos caemos en el error de no distinguir realmente lo que son tareas o próximas acciones de lo que son proyectos.

David Allen deja bien claro que los proyectos son todo aquello que requiera más de un paso (acción) para que esté finalizado.

En muchas ocasiones, según esa definición de David Allen, tendremos pequeños proyectos de pocos pasos que los que empezamos algún día en esto del GTD solemos colocar erroneamente en la lista de próximas acciones. Es decir eran pequeñas cosas pero que aún así requerían más de un paso para poder finalizarse.

Este error nos lleva en ocasiones a dejar esa mal llamada tarea pendiente de forma indefinida, al no identificarla como un proyecto e ir desgranando los sucesivos pasos.

¿Algunos ejemplos de proyectos mal llamados tareas?

• Contratar nueva secretaria
• Reformar la casa
• Fotocopiar un libro

No nos damos cuenta de que se trata de pequeños proyectos con varios pasos. En el caso de contratrar a una nueva secretaria, tendriamos que hacer un proceso de selección, decidir si va a ser la propia empresa quien lo haga o una externa, quién se va a encargar de ello si es la propia empresa la que lo hace, decidir que criterios debe tener el nuevo personal…

Con la reforma de la casa sucede lo mismo. Tendremos que pedir presupuestos, decidir materiales, contratar a alguien que haga la reforma o hacerla nosotros mismos, comprar todo lo necesario, pedir permisos si corresponde…

Incluso con fotocopiar un libro que parece una tarea simple podemos desgranarla en algunos pasos como: hacerse con el libro a fotocopiar, llevarlo a la fotocopiadora y recogerlo en la fecha acordada. Como veis algo que parece tan sencillo en realidad nos requiere de varios pasos.

Es importante distinguir bien si se trata de una sola acción a realizar o de varias, sólo hay que pensar cual es el siguiente paso y si con este ya podemos dar por finalizada la tarea. Si requiere más de una acción se trata de un «proyecto» y debemos incluirlo como tal en nuestra lista de proyectos para que nos sirva de recordatorio durante nuestro repaso semanal y las acciones o pasos que debamos ir dando para finalizarlo deberán de ir a nuestra lista de próxima acciones.

¿Cuándo debemos tomar esa decisión? durante la fase de procesado de nuestra bandeja de entrada. Ahí veremos si lo que hemos anotado es algo que requiere un paso o más y en la siguiente fase de organización es cuando deberemos anotarlo en las listas correspondientes.

Puede ser que llegados a este punto nos demos cuenta de que tengamos entre manos un pequeño proyecto que nos requiere más esfuerzo y pasos de los que podemos acometer en ese instante. Ahí es cuando entra en acción nuestra fantástica lista de algún día / quizá donde nuestro proyecto quedará latente a la espera de que podamos llevarlo a cabo. Por ejemplo a que tengamos la liquidez suficiente para hacer esa reforma de la casa que tanto deseamos hacer…

Coaching revision semanal

En el día de hoy a través de twitter Kelly Forrister (@GTDCoachKelly, por si quereis seguirla) de David Allen Co. hizo un pequeño «coaching» sobre GTD y la revisión semanal.

Para los que no pudisteis asistir, aquí os resumo un poco en que consistió el evento.

Kelly Forrister hizo una pequeña guía de 11 pasos:

1. Recopilar: todo lo que tengamos y colocarlo en el inbox.
2. Vaciar el inbox y procesarlo: como siempre… delegar, tirar, hacer si lleva menos de 2 minutos, o posponer apuntándolo en la lista correspondiente.
3. Vaciar la mente: en una hoja de papel, un documento de word, cualquier cosa donde podamos apuntar todo lo que ronda por nuestra cabeza. Kelly Forrister nos da algunos consejos, pensar en temas familiares, trabajo, salud, reuniones, finanzas, mascotas…
4. ¡Actualizate!: revisa tu lista de acciones.
5. Revisa tu calendario atrasado, tal vez te de pistas sobre cosas que aún tengas pendientes y que no te habías percatado de ellas.
6. Revisa tu calendario de los próximos días. ¿Alguna cosa que requiera alguna acción antes de la fecha?
7. Revisa la lista «En Espera» Nos da otro consejo: revisar nuesto buzón de correos enviados, tal vez alguno de ellos este pendiente de respuesta y debería ir a esta lista.
8. Revisa tu lista de proyectos: recordad que en GTD se define como proyecto cualquier cosa que requiera más de una acción. En el caso de que nunca podamos marcar el proyecto como finalizado deberíamos abrirlo como un área de responsabilidad. Si al revisar esta lista nos damos cuenta que no tenemos ninguna «próxima acción» tal vez deberíamos incluir ese proyecto en la lista de «Algún día / Quizá»
9. Revisa tus listas de control (Checklists): listas de control tipo equipaje, mantenimiento, etc
10. Revisa tu lista de «Algún día / Quizá»: esta lista no debe de ser de cosas inalcanzables. Simplemente son proyectos para los que ahora mismo no tenemos tiempo suficiente como para desarrollarlos. Debemos confiar en esta lista y revisarlas habitualmente o nos resultará de poca utilidad.
11. Por último, se creativo y valiente. Añade cualquier nueva idea que se te ocurra aunque te parezcan arriesgadas a tus listas.

Si estáis interesados en conocer de primera mano todos estos pasos podréis leerlo directamente de aquí. Totalmente recomendado.